Les Fonds de recherche du Québec soutiennent financièrement la recherche et la formation des chercheurs dans les secteurs des sciences naturelles et du génie, des sciences humaines et sociales ainsi que dans le secteur de la santé, et ce, en plus de favoriser la diffusion et le transfert des connaissances. De plus, les Fonds établissent les partenariats nécessaires à la réalisation de leur mission, notamment avec les universités, les collèges, l’industrie, les ministères et les organismes publics ou privés concernés.
Description sommaire du poste :
Sous l’autorité de la directrice des ressources humaines, du directeur des finances et du directeur des technologies de l’information et du bureau de projets, la personne titulaire du poste assume les responsabilités relatives aux activités de secrétariat dont l’organisation des réunions et l’envoi de courriels à l’ensemble du personnel. Ponctuellement, elle être appelée à assurer la logistique de certaines activités telles que des webinaires ainsi que des formations et des activités sociales pour le personnel. Elle voit à la logistique des déplacements et des séjours des directions qu’elle dessert, en plus d’offrir un support ponctuel à d’autres directions.
De plus, pour la direction des ressources humaines, elle participe à la révision et à la mise en page de textes, notamment des directives, des politiques et des textes de conventions collectives. Elle procède à l’affichage des postes à combler, effectue les convocations, voit à la prise de références et à la logistique des entrevues. Elle veille également à l’inscription des membres du personnel aux activités de formations autorisées et ajoute du contenu à l’intranet des FRQ et ce, en collaboration avec la conseillère aux ressources humains responsable de ces dossiers transversaux.
Pour le service des finances, elle planifie, organise et assiste aux comités d’audit pour les 3 Fonds, prend des notes et en rédige les comptes rendus. Elle valide également les factures et les relevés de cartes de crédit avant d’en faire le suivi pour paiement.
Finalement, pour le service des technologies de l’information et du bureau de projet, elle effectue les envois de masse aux établissements universitaires, collégiaux et des réseaux de la santé. De plus, elle informe le service des arrivées et des départs de membres du personnel en assurant ainsi la création et la coupure des accès informatiques au moment opportun.
Exigences :
Diplôme en secrétariat ou l’équivalent. Deux à trois années d’expérience ayant permis d’acquérir les connaissances et les habiletés requises par l’emploi. Très bonne connaissance de MS-365, plus particulièrement du logiciel Word. Confortable dans l’environnement SharePoint (gestion électronique des documents et ajout de contenu dans l’intranet). Excellente maîtrise de la langue française, parlée et écrite.
Profil recherché :
Excellente gestion des priorités. Capacité de travailler en équipe et selon des échéanciers. Facilité à communiquer. Minutie, exactitude et discrétion. Souci d’offrir un service à la clientèle courtois et de qualité. Capacité d’adaptation et polyvalence. Autonomie, proactivité et débrouillardise.
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