Aire ouverte – La recherche évaluative en soutien à une amélioration continue des services offerts aux jeunes du Québec et à des organisations apprenantes

1. CONTEXTE

À l’hiver 2018, le MSSS, en partenariat avec la FGB, le FRQS et en collaboration avec l’Unité de soutien SSA Québec, lançait le programme d’octroi « Projets de démonstration en appui à la mise en œuvre de réseaux de services intégrés destinés aux jeunes (RSIJ) ». Après une démarche de consultation auprès des jeunes, le nom RSIJ a évolué vers Aire ouverte (AO). Bien qu’au Québec, plusieurs soins et services dans différents domaines de la santé et des services sociaux soient offerts aux jeunes de 12 à 25 ans, il semble que l’organisation des services actuelle ne facilite pas toujours la recherche d’aide des jeunes, ni l’accès aux services en temps opportun ou la prise en charge sans bris de service et délais importants. Un changement culturel majeur s’impose au sein des organisations publiques, tant dans la manière d’entrer en contact avec les jeunes, que dans celle de leur offrir les services dont ils ont besoin. L’objectif principal du programme d’octroi était donc de soutenir des projets phares susceptibles de transformer durablement les soins et les services offerts aux jeunes de 12 à 25 ans et de produire des changements concrets pour leur bénéfice et celui de leurs proches. Ce programme d’octroi novateur avait comme caractéristique, entre autres, de soutenir simultanément la transformation, la mise en œuvre des RSIJ et leur pérennisation, de même que des activités de recherche.

Près de 4 ans après le premier appel de propositions, il y a maintenant 5 sites officiellement ouverts au Québec. Vingt-cinq établissements, qui couvrent l’ensemble des régions du Québec, reçoivent du financement pour le déploiement d’AO sur leur territoire, pour des investissements annuels totaux de 40 M $. La volonté politique de déployer des services aux jeunes a amené le projet à évoluer très rapidement. Le cadre de référence est maintenant publié et divers feuillets thématiques ont été transmis aux équipes régionales qui déploient le projet. Une évaluation nationale continue devient ainsi nécessaire. Elle devra permettre de soutenir l’équipe ministérielle et les équipes régionales en charge du déploiement, et ce, par différents mécanismes de rétroaction auprès de ces équipes. Ces dernières pourront ainsi ajuster leurs pratiques afin de mieux répondre aux besoins des jeunes.

Présentation du modèle AO

La mise en place du modèle AO représente un changement de paradigme important quant à l’approche privilégiée par le réseau de la santé et des services sociaux (RSSS) pour rejoindre les jeunes. Elle implique que le RSSS repense les modèles d’organisation de services, de gestion et de collaboration, ainsi que les stratégies d’intervention pour qu’ils répondent aux enjeux et aux défis actuels liés au profil des jeunes ciblés.

Trois composantes centrales décrivent le modèle Aire ouverte :

1. un réseau de services intégrés pour la jeunesse (RSIJ)
2. une équipe dédiée
3. un lieu physique

Les différents objectifs d’AO qui soutiennent ce changement se résument ainsi :

• Faciliter l’accès aux services du RSSS par une nouvelle offre de services flexibles et adaptés pour les jeunes de 12 à 25 ans, et rejoindre particulièrement les plus réticents à aller chercher de l’aide, ainsi que ceux qui vivent dans divers contextes de vulnérabilité.
• Favoriser la participation des jeunes aux décisions organisationnelles et cliniques qui les concernent.
• Développer des partenariats intersectoriels et intraétablissement forts visant la complémentarité et le respect de l’expertise de chacun pour développer et consolider un réseau de services intégrés jeunesse.
• Améliorer la transition entre les services jeunesse et adulte et éviter les bris de services.

Ces objectifs se traduisent en cinq grands principes directeurs à partir desquels une vision régionale AO peut se coconstruire :

1. l’accessibilité optimale et la réduction des inégalités sociales de santé
2. le déploiement pour et avec les jeunes
3. la co-construction et le partenariat
4. l’accompagnement flexible
5. l’approche globale et holistique

La prise en compte de ces principes directeurs requiert que l’engagement des jeunes, la co-construction et le partenariat s’inscrivent à même la planification et la mise en œuvre de la recherche évaluative.

2. OBJECTIFS DU PROGRAMME

Objectif général

L’objectif général visé par le programme de subvention est de produire des connaissances qui permettront à AO de s’améliorer et de s’ajuster à mesure de leur production et des contextes qui évoluent, de façon à soutenir une culture d’amélioration continue et d’inscrire AO dans un système de santé apprenant. Cet objectif est également en lien avec une volonté de favoriser le partage des données et des connaissances en lien avec le déploiement d’AO et, plus largement, la recherche sur la santé et le bien-être des jeunes.

Objectifs spécifiques

L’objectif général se détaille en cinq objectifs spécifiques :

1. Évaluer la mise en œuvre et les premiers effets du déploiement d’AO à l’échelle provinciale
2. Développer, en collaboration avec le MSSS, un cadre de monitorage qui inclut des indicateurs de performance et de suivi de mise en œuvre.
3. Offrir des rétroactions régulières aux établissements qui déploient AO afin qu’ils deviennent des organisations apprenantes et pour leur permettre de s’approcher du modèle idéal visé, en tirant profit des apprentissages réalisés lors de chaque itération
4. Proposer des adaptations au modèle AO et collaborer avec le RSSS pour leur mise en œuvre, de manière à répondre à l’évolution des contextes, aux leçons apprises et à l’évolution des problématiques rencontrées par les jeunes ciblés par AO
5. Advenant que les développements législatifs le permettent : Soutenir la réflexion pour constituer une ou des bases de données qui sera accessible à la communauté de chercheurs et de chercheuses du Québec, afin de renforcer les connaissances sur la santé des jeunes.

3. ADMISSIBILITÉ DES PROJETS

Composantes et besoins

Les projets proposés devront permettre de répondre aux besoins identifiés dans les composantes 1, 2 et 3, sans nécessairement se limiter à ceux-ci.

En outre, la stratégie de recherche et d’évaluation devra inclure des indicateurs d’extrants ou d’effets, des indicateurs de suivi cliniques et de performance de même que toute autre variable jugée importante à considérer.

Composante 1: Recherche

AO s’inscrit dans un mouvement international qui met de l’avant les réseaux de services intégrés pour mieux répondre aux besoins des jeunes. En lien avec cette composante, et en cohérence avec les composantes 2 et 3, le projet devra permettre de :

• faire avancer les connaissances autour de ces modèles de services et de situer les spécificités et similitudes d’AO en lien avec les diverses initiatives comparables.
• générer de nouvelles connaissances sur les besoins des jeunes en termes de santé, de bien-être et de services ainsi que sur les stratégies innovantes et prometteuses des systèmes de santé.
• générer des connaissances dans des domaines touchant les organisations et l’administration des services de santé et de services sociaux.

Les besoins étant grands, plusieurs autres avenues de recherche sont possibles. Les équipes sont appelées à présenter ces avenues dans leur candidature.

Composante 2 : Évaluation

La Composante 2 devra permettre de générer des connaissances sur la mise en œuvre et l’efficacité du modèle AO ainsi que sur les aspects du modèle qui sont les plus prometteurs et les pistes d’amélioration qui pourront inspirer les autres initiatives au Canada et à l’international.

Afin de s’assurer qu’AO réponde adéquatement aux besoins des jeunes, les chercheurs et chercheuses sont sollicités pour réaliser l’évaluation de la mise en œuvre et des effets du modèle déployé dans l’ensemble des régions du Québec.

La stratégie d’évaluation devra notamment permettre de répondre à ces besoins de connaissances des partenaires du programme, tels que :

• Obtenir un portait de la mise en œuvre d’AO à l’échelle provinciale
• Obtenir un portrait de la mise en œuvre d’AO dans chacune des régions du Québec
• Vérifier si AO est mis en œuvre conformément aux objectifs qui correspondent au modèle idéal visé, comme décrit dans le cadre de référence ministériel
• Documenter les différentes adaptations régionales et locales du modèle AO
• Identifier les pratiques ou les services qui permettent de rejoindre les jeunes ciblés, d’offrir la meilleure réponse à leurs besoins et de favoriser leur adhésion aux services
• Documenter les effets engendrés par la mise en œuvre d’AO en lien avec les objectifs et principes directeurs du cadre de référence
• Proposer des adaptations au modèle Aire ouverte par un dialogue soutenu avec le MSSS et les autres partenaires

Cette composante devra permettre au MSSS de répondre à ses responsabilités en termes d’évaluation de programme. Ainsi, la prédemande et la demande complète devront démontrer qu’elles intègrent les instructions du Secrétariat du Conseil du trésor (SCT), dont un mécanisme de suivi de l’évaluation (voir la section Suivi et accompagnement). Une fois le projet sélectionné, le devis pour cette composante devra être détaillé davantage puis présenté aux partenaires du programme.

Composante 3 : Cadre de monitorage de la mise en œuvre et du suivi de la performance

Compte tenu de l’ampleur du déploiement et les besoins de la clientèle ciblée, et pour soutenir une culture d’amélioration continue, la Composante 3 implique, à terme, que le MSSS et le RSSS disposent d’un cadre de monitorage de la mise en œuvre et du suivi de la performance qui inclura notamment des indicateurs qui permettront de juger de la mise en œuvre d’AO en fonction de différents critères ainsi que de l’atteinte des objectifs visés en cohérence avec les principes directeurs. Ce processus devra être développé en étroite collaboration avec le MSSS et les autres partenaires, testé, facile à reproduire dans le temps et dans tous les sites AO. Le modèle pourrait ainsi s’adapter par des rétroactions périodiques de manière à apporter les adaptations nécessaires au fil des itérations, en s’ajustant selon les nouvelles connaissances, mais aussi selon le contexte sociétal et les différentes réalités des jeunes en constante évolution.

La cadre de monitorage de la mise en œuvre et du suivi de la performance devra notamment permettre de répondre à ces besoins :

• Déterminer des indicateurs de suivi, leurs méthodes de collecte et les sources de données
• Générer des apprentissages et rétroactions réguliers aux établissements pour qu’ils puissent introduire des adaptations répondant, dans le temps, aux leçons apprises ainsi qu’à l’évolution des contextes et des problématiques rencontrées par les jeunes ciblés par AO
• Permettre aux organisations apprenantes de s’approcher du modèle idéal visé en tirant profit des apprentissages réalisés lors de chaque itération

En lien avec les composantes 2 et 3, un nombre important d’indicateurs et de variables se trouveront à être inclus dans une ou des bases de données d’envergure. À terme, des moyens devront être mis en place pour rendre accessible une ou des bases de données qui devront pouvoir être partagées et exploitées par la communauté scientifique, le MSSS et le RSSS, dans l’optique de favoriser une recherche innovante sur la santé des jeunes.

En plus de répondre aux besoins identifiés pour les composantes 2 et 3, ces indicateurs et variables pourront contribuer à répondre, dans une certaine mesure, aux besoins identifiés dans la composante 1.

Collecte et gestion des données, valorisation des données et gestion du changement

Afin de répondre aux besoins identifiés dans chacune des trois composantes, la stratégie de recherche et d’évaluation qui sera proposée devra prévoir des méthodes de collecte et de gestion des données réalistes et rigoureuses.

Pour faciliter le contrôle de la qualité et la coordination de ces activités, entre autres, – et considérant que des sites AO seront mis sur pied dans toutes les régions du Québec –, les partenaires du programme demandent de répartir les efforts en fonction des territoires desservis par chacun des réseaux universitaires intégrés de santé et de services sociaux (RUISSS). Dans cette optique, des personnes pivots rattachées à chacun des quatre RUISSS, sont à désigner pour veiller à ces aspects et se rapporter au chercheur principal ou à la chercheuse principale. Ces personnes sont les suivantes :

• un chercheur ou une chercheuse
• un ou une jeune partenaire OU proche d’un ou d’une jeune qui a une expérience compatible avec le profil des jeunes ciblés
• un coordonnateur ou une coordonnatrice, par exemple un professionnel ou une professionnelle de recherche

La gestion des données devra se faire dans l’objectif de centraliser les données pertinentes dans une base de données globale ou dans quelques bases de données, dont le lieu ou site d’hébergement sera à préciser. En outre, il faudra prévoir un arrimage avec les indicateurs et variables déjà employés par le MSSS et des collaborations pour en développer de nouveaux.

En outre, des objectifs et cibles en matière de valorisation des données et de gestion du changement devront être précisés dans un plan détaillé. À cet effet, il est souhaité que l’équipe de recherche formule des pistes d’action et accompagne le MSSS et le RSSS afin d’apporter des améliorations au modèle d’AO et ainsi favoriser l’atteinte de ses objectifs.

Système de santé apprenant et recherche pour et avec les jeunes et leurs proches

En cohérence avec le contexte du programme et ses objectifs, le projet devra s’inscrire dans des principes clés et les personnes candidates devront en faire la démonstration :

Système de santé apprenant

L’approche du système de santé apprenant consiste à établir un cycle continu de la pratique aux données (gestion des données), des données aux connaissances (valorisation des données) et des connaissances à la pratique (gestion du changement). L’établissement d’un partenariat entre toutes les personnes et les organisations qui œuvrent en santé dans les domaines de la recherche, des soins et des services sociaux est central dans l’approche du système de santé apprenant. Il s’agit donc d’un écosystème de soins dynamique où les dimensions scientifiques, sociales, technologiques, politiques et éthiques s’harmonisent et permettent d’intégrer aux pratiques courantes des cycles d’apprentissage et d’amélioration continus. Ultimement, cette approche favorise le transfert des connaissances émergentes issues de la comparaison des pratiques en contexte réel avec les bonnes pratiques.

Le but ultime des SSA est d’améliorer, dans un quintuple objectif :

• l’expérience patient et les résultats des soins
• la santé de la population
• l’efficience du système de santé
• le bien-être des ressources humaines en santé et services sociaux
• l’équité en santé et en services sociaux

Recherche en partenariat pour et avec les jeunes et leurs proches

La recherche en partenariat pour et avec les jeunes et leurs proches vise une relation de partenariat entre les jeunes et leurs proches, la population et toute personne ou organisation qui œuvre dans les domaines de la recherche en santé ou en services sociaux. Elle permet de transformer le rôle des jeunes et leurs proches, c’est-à-dire de les faire passer de l’état de bénéficiaires passifs de services à celui de partenaires proactifs. Elle leur permet ainsi, notamment, de participer à la recherche et aux soins en santé et services sociaux en tant que cochercheurs et cochercheuses, partenaires des soins et services et experts de leur santé et bien-être.

Des jeunes ayant un vécu compatible avec le profil de la clientèle AO et/ou leurs proches devront entre autres être impliqués dans l’élaboration du projet et la préparation de la candidature, dans le déroulement du projet et dans la diffusion et le transfert des connaissances, et ce, en respectant les règles de l’art en ce qui concerne la recherche axée sur le patient.

Collaborations interprovinciales

Les personnes candidates sont invitées à créer des liens avec les responsables d’initiatives semblables à AO des autres provinces canadiennes, entre autres Foundry de la Colombie-Britannique et Youth Wellness Hubs de l’Ontario. Le but est de favoriser une collaboration interprovinciale en matière d’échange d’idées et de bonnes pratiques de même qu’en matière de collecte et gestion des données, de valorisation des données et de gestion du changement, ce qui s’inscrit justement dans une initiative récente des Instituts de recherche en santé du Canada (IRSC).

Bien que cela ne constitue pas une exigence du programme, le fait d’associer officiellement ces responsables en tant que collaborateurs ou collaboratrices au projet sera considéré comme une valeur ajoutée.

4. COMPOSITION DE L’ÉQUIPE ET ADMISSIBILITÉ DES MEMBRES

Conditions

L’équipe doit être composée d’un minimum de 10 personnes soit :

• Un chercheur principal désigné ou une chercheuse principale désignée (voir la section DOCUMENTS EXIGÉS – PRÉ-DEMANDE pour la définition du rôle), répondant aux statuts 1 ou 2 des Règles générales communes des FRQ (RGC) et détenant une expertise démontrée en santé et bien-être des jeunes
• Un chercheur codirecteur (cocandidat) ou une chercheuse codirectrice (cocandidate) (voir la section DOCUMENTS EXIGÉS – PRÉ-DEMANDE pour la définition du rôle), répondant aux statuts 1 ou 2 des RGC et détenant une expertise démontrée en santé et bien-être des jeunes
• Un cochercheur ou une cochercheuse répondant aux statuts 1, 2, 3, 4a) ou 4b) des RGC, détenant une expertise démontrée en évaluation de programmes
• Un cochercheur ou une cochercheuse répondant aux statuts 1, 2, 3, 4a) ou 4b) des RGC, détenant une expertise démontrée en sciences de la mise en œuvre (implementation science) et du transfert des connaissances
• Un cochercheur ou une cochercheuse répondant aux statuts 1, 2, 3, 4a) ou 4b) des RGC, détenant une expertise démontrée en organisation des soins et services de santé
• Un cochercheur ou une cochercheuse répondant aux statuts 1, 2, 3, 4a), 4b) ou 4c) des RGC, détenant une expertise démontrée en gestion de base de données massives et en statistiques
• Quatre cochercheurs usagers ou cochercheuses usagères – personnes pivots rattachées à chacun des quatre RUISSS –, soit des jeunes partenaire OU proches d’un ou d’une jeune fréquentant AO ou faisant partie de la clientèle cible, répondant au statut 4e) des RGC

L’équipe pourra être bonifiée à l’étape de la demande complète. Cependant, il est indispensable de retrouver dans l’équipe, à l’étape de la lettre d’intention, au moins une personne détenant une expertise démontrée dans chacun des domaines précisés ci-haut. En ce qui concerne les cochercheurs usagers ou cochercheuses usagères agissant en tant que personnes pivots rattachées aux RUISSS, il est acceptable d’avoir recruté, à l’étape de la lettre d’intention, deux de ces personnes parmi les quatre requises. Il est à noter que les jeunes partenaires devront être âgés d’au moins 18 ans pour être en mesure de participer aux différentes étapes du projet de recherche évaluative.

Un maximum de dix autres personnes peuvent s’ajouter à l’équipe en tant que cochercheurs ou cochercheuses (statuts 1, 2, 3, 4a), 4b), 4c) et 4e), tels que définis dans les RGC).

Il n’y a pas de limite quant au nombre de personnes pouvant s’ajouter à l’équipe en tant que collaborateur ou collaboratrice (toute personne répondant à l’un ou l’autre des quatre statuts en recherche prévus aux RGC; les personnes répondant aux statuts en formation tels que définis par les RGC ne sont pas admissibles à ce rôle. Il est à noter que les collaborations avec des responsables d’initiatives semblables à AO d’autres provinces canadiennes devront être mises en exergue.

Une personne ne peut endosser le rôle de chercheur principal (désigné ou cocandidat) ou de chercheuse principale (désignée ou cocandidate) que pour une seule proposition soumise dans le cadre du programme. Toutefois, il est permis à cette personne, comme à tout autre personne intéressée par le programme, de se joindre à plusieurs propositions à titre de cochercheur ou de cochercheuse.

Bien que cela ne constitue pas une exigence du programme, le fait de s’associer à un chercheur ou à une chercheuse ayant reçu un octroi en lien avec l’un ou l’autre des 5 sites AO officiellement ouverts au Québec sera considéré comme une valeur ajoutée (consulter la Boîte à outils pour connaître l’identité de ces personnes). Ces personnes peuvent elles-mêmes avoir un rôle de chercheur principal (désigné ou cocandidat) ou chercheuse principale (désignée ou cocandidate), de cochercheurs ou cochercheuses ou bien de collaborateurs ou collaboratrices.

Le rôle et le statut en recherche de chaque membre de l’équipe doivent être bien définis dans les documents soumis pour l’évaluation. À cet effet, il est important, notamment, d’identifier les chercheurs et chercheuses qui seront les personnes pivots rattachées à chacun des quatre RUISSS. Pour la demande complète, en particulier, tous les membres de l’équipe doivent démontrer de manière adéquate qu’ils ou elles collaboreront activement au projet proposé, préciser leur niveau d’implication dans l’équipe et démontrer qu’ils ou elles ont une expertise dans les domaines identifiés plus haut. En outre, les partenaires du programme encouragent l’intégration de jeunes chercheurs et de jeunes chercheuses aux équipes.

Ordres professionnels

En cas de financement, les membres de l’équipe qui sont des professionnels ou professionnelles de la santé et des services sociaux devront faire la preuve qu’ils ou elles sont inscrits au tableau de leur ordre professionnel les régissant au Québec, qu’ils ou elles disposent du droit d’exercice au Québec et qu’ils ou elles possèdent une assurance professionnelle.

Éthique

Tous les membres de l’équipe doivent se conformer aux règles de conduite responsable en recherche et aux règles d’éthique décrites dans les RGC.

Formation de base en éthique de la recherche

Une formation de base en éthique de la recherche est obligatoire pour tous les membres de l’équipe ayant les statuts 1, 2, 3, 4a) et 4b) puisque ce programme implique de la recherche sur des êtres humains. Les autres membres de l’équipe sont aussi encouragés à suivre cette formation.

La recherche portant sur des êtres humains implique :

• La participation d’êtres humains
• L’utilisation de matériel biologique humain (des parties, produits, tissus, cellules, matériel génétique issu du corps humain, d’une personne vivante ou décédée)
• Des activités de procréation assistée ou l’utilisation d’embryons qui en sont issus, au sens de la Loi sur les activités de clinique et de recherche en matière de procréation assistée (L.R.Q. chapitre A-5.01)
• L’utilisation de données administratives, scientifiques ou descriptives provenant d’êtres humains

Cette formation de base consiste en la réalisation des niveaux 1 et 3 du didacticiel en ligne élaboré par le ministère de la Santé et des Services Sociaux à titre de programme de formation en éthique de la recherche.

Les personnes concernées doivent avoir réalisé cette formation de base avant le début des versements.

Note importante

Aucun directeur ou aucune directrice, co-directeur ou co-directrice, coordonnateur ou coordonnatrice ou membre de l’Unité de soutien SSA Québec ayant été impliqué ou impliquée de près ou de loin dans le développement du programme et/ou ayant signé un engagement à la confidentialité en rapport avec ce concours, ne peut faire partie d’une équipe de projet qui conçoit et dépose une prédemande et une demande complète. Le fait de ne pas observer cette règle entraînerait automatiquement la non-admissibilité du projet. Cependant, après la confirmation de l’octroi par le FRQS, toute personne nommée ci-haut pourra se joindre à une équipe financée à titre de cochercheuse ou de collaboratrice. Le FRQS devra alors en être informé.

5. DOCUMENTS EXIGÉS – PRÉDEMANDE

Aucun document transmis par courriel ou courrier postal ne sera accepté. Transmission via le Portfolio électronique FRQnet seulement, portail Santé (FRQS).

• Tout document manquant ou non conforme aux règles du programme et des formulaires électroniques, mais jugé critique pour l’admissibilité ou l’évaluation, rend le dossier non admissible.
• Les éléments exigés mais absents du dossier ne seront pas réclamés.
• Tous les documents reçus après la date de dépôt des demandes ne sont pas considérés et il n’y a pas de mise à jour possible des dossiers.
• Un document non requis mais transmis avec la demande sera retiré du dossier avant évaluation.
• Aucune prolongation ne sera permise. Tout formulaire non transmis aux dates et heures limites indiquées sera automatiquement rejeté.
• IMPORTANT : Une fois le formulaire transmis, il ne sera plus possible de le modifier.

Le FRQS requiert de joindre le CV commun canadien ainsi que le fichier PDF des Contributions détaillées dans le Portfolio électronique. Les formats FRQS, FRQSC et FRQNT sont acceptés.

Chercheur principal désigné ou chercheuse principale désignée

• Formulaire électronique Prédemande – Recherche évaluative AO (version PDF dans la Boîte à outils – pour information)

À titre indicatif, la description du projet doit tenir sur un maximum de 5 pages et celle des rôles des membres de l’équipe sur un maximum de 3 pages. Un plan sommaire de transfert des connaissances, d’une page, doit aussi être inclus.

• CV commun canadien, version CV de financement pour le FRQS, le FRQSC ou le FRQNT (dernière mise à jour le 1^er juin 2021, au plus tard)
• Contributions détaillées (dernière mise à jour le 1^er juin 2021, au plus tard); voir le document Directives pour le fichier joint au CV, dans la Boîte à outils

À joindre dans la section Autres documents :

• Une liste préliminaire d’indicateurs d’extrants ou d’effets, d’indicateurs de suivi cliniques et de performance de même que toute autre variable jugée importante à considérer en lien avec la stratégie de recherche et d’évaluation d’AO (5 pages maximum)
• Formulaire d’appui de l’établissement ou du milieu responsable de l’hébergement de la base de données globale ou des bases de données (2 pages maximum); voir le formulaire à remplir Appui de l’établissement ou du milieu, dans la Boîte à outils.

Il est entendu que cette personne est responsable de la présentation de la candidature de l’équipe et que son établissement aura la charge de la gestion des fonds, en cas d’octroi.

Chercheur codirecteur (cocandidat) ou chercheuse codirectrice (cocandidate)

• CV commun canadien, version CV de financement pour le FRQS, le FRQSC ou le FRQNT (dernière mise à jour le 1^er juin 2021, au plus tard)
• Contributions détaillées (dernière mise à jour le 1^er juin 2021, au plus tard); voir le document Directives pour le fichier joint au CV, dans la Boîte à outils

Il est entendu que cette personne est responsable de la direction scientifique du projet et des aspects administratifs en lien avec la subvention, de pair avec le chercheur principal.

Précisions

Cochercheurs et cochercheuses de statuts 1, 2, 3, 4a), 4b), 4c) et 4e)

Aucun document n’est requis de ces personnes à l’étape de la prédemande.

Chaque cochercheur ou cochercheuse doit toutefois donner son consentement à figurer dans la composition de l’équipe, avant la date limite de transmission des prédemandes, sans quoi le chercheur principal ou la chercheuse principale ne pourra transmettre le formulaire de prédemande. Les cochercheurs et cochercheuses qui n’ont pas encore de compte FRQnet sont invités à suivre la procédure « Création de compte FRQnet » disponible dans la Boite à outils.

Évaluation de la pertinence

Le FRQS acheminera par courriel une confirmation de l’acceptation ou du refus de la prédemande de chacune des équipes. Seules les équipes dont les prédemandes seront jugées pertinentes seront invitées à préparer une demande complète.

6. SÉANCE D’ÉCHANGES ET D’INFORMATION

À la suite de l’évaluation de la pertinence des prédemandes, les équipes retenues seront invitées à participer à une séance d’échanges et d’information organisée conjointement par le MSSS, l’Unité de soutien SSA Québec, la FGB et le FRQS. Cette séance se tiendra vers la fin du mois de novembre (date et heure précises à confirmer). Il est important de noter que la participation à cette séance est obligatoire afin de pouvoir soumettre une demande complète.

La rencontre a pour objectifs, sans se limiter à ceux-ci :

• d’échanger sur le présent programme et clarifier certains objectifs, besoins ou tout autre élément en lien avec ses règles
• d’appuyer les équipes dans l’élaboration de leur demande en ce qui a trait aux règles de l’art en matière de système de santé apprenant et de l’engagement des jeunes partenaires et leurs proches dans des projets de recherche
• de permettre le réseautage entre chercheurs et chercheuses, partenaires du programme, professionnels et professionnelles de la santé et des services sociaux, gestionnaires, décideurs et décideuses et jeunes partenaires et leurs proches

Des membres de l’équipe ministérielle chargée du déploiement national d’AO, également présents pour l’occasion, seront en mesure, étant donné leur fine connaissance d’AO, de partager leurs conseils aux équipes.

7. DOCUMENTS EXIGÉS – DEMANDE COMPLÈTE

Aucun document transmis par courriel ou courrier postal ne sera accepté. Transmission via le Portfolio électronique FRQnet seulement, portail Santé (FRQS).

• Tout document manquant ou non conforme aux règles du programme et des formulaires électroniques, mais jugé critique pour l’admissibilité ou l’évaluation, rend le dossier non admissible.
• Les éléments exigés mais absents du dossier ne seront pas réclamés.
• Tous les documents reçus après la date de dépôt des demandes ne sont pas considérés et il n’y a pas de mise à jour possible des dossiers.
• Un document non requis mais transmis avec la demande sera retiré du dossier avant évaluation.
• Aucune prolongation ne sera permise. Tout formulaire non transmis aux dates et heures limites indiquées sera automatiquement rejeté.
• IMPORTANT : Une fois le formulaire transmis, il ne sera plus possible de le modifier.

Le FRQS requiert de joindre le CV commun canadien ainsi que le fichier PDF des Contributions détaillées dans le Portfolio électronique. Les formats FRQS, FRQSC et FRQNT sont acceptés.

Chercheur principal ou chercheuse principale

• Formulaire électronique  Demande – Recherche évaluative AO (version PDF dans la Boîte à outils – pour information)

À titre indicatif, la description du projet doit tenir sur un maximum de 8 pages et celle des rôles des membres de l’équipe sur un maximum de 5 pages. Un plan détaillé de transfert des connaissances, de 2 pages, doit aussi être inclus.

• CV commun canadien, version CV de financement pour le FRQS, le FRQSC ou le FRQNT (dernière mise à jour le 1^er juin 2021, au plus tard)
• Contributions détaillées (dernière mise à jour le 1^er juin 2021, au plus tard); voir le document Directives pour le fichier joint au CV, dans la Boîte à outils

À joindre dans la section Autres documents :

• Si chercheur clinicien ou chercheuse clinicienne (statut 2) : lettre de la direction du département clinique précisant combien d’heures seront dégagées des obligations cliniques pour réaliser le projet (seulement pour la personne qui n’est pas détentrice d’une bourse de carrière du FRQS).
• La liste préliminaire et exhaustive d’indicateurs d’extrants ou d’effets, de suivi cliniques et de performance ou toute autre variable importante à considérer en lien avec l’évaluation et le monitorage d’AO, mise à jour et bonifiée en tenant compte des conseils et recommandations du comité de pertinence, le cas échéant (pas de limite de pages);
• Formulaire d’appui de l’établissement ou du milieu responsable de l’hébergement de la base de données globale ou des bases de données, mis à jour et bonifié en tenant compte des conseils et recommandations du comité de pertinence, le cas échéant (3 pages maximum); voir le formulaire à remplir Appui de l’établissement ou du milieu, dans la Boîte à outils.
• Un maximum de 5 lettres d’appui, s’il y a lieu, de différents partenaires jugés utiles à la bonne marche du projet (1 page maximum, pour chacun). Ces lettres doivent faire état de la nature de l’appui au projet et son importance. Les lettres des partenaires du programme ou des CISSS et des CIUSSS ne sont pas acceptées.
• Les documents ayant été reçus des cochercheurs et cochercheuses de statuts 4a), 4b), 4c) et 4e).
• Pour chaque chercheur ou chercheuse de collège membre de l’équipe : une lettre d’une page maximum, confirmant le dégagement et la durée de celui-ci (personnes avec tâche d’enseignement) ou le soutien salarial requis en fonction de l’implication dans le projet (personnes œuvrant en CCTT), signée par l’établissement collégial ou le CCTT.

Pour les chercheurs ou chercheuses de collège œuvrant en CCTT, le soutien salarial devra aussi correspondre à maximum de 20% du salaire brut.

Chercheur codirecteur (cocandidat) ou chercheuse codirectrice (cocandidate)

• CV commun canadien, version CV de financement pour le FRQS, le FRQSC ou le FRQNT (dernière mise à jour le 1^er juin 2021, au plus tard)
• Contributions détaillées (dernière mise à jour le 1^er juin 2021, au plus tard); voir le document Directives pour le fichier joint au CV, dans la Boîte à outils

Cochercheurs et cochercheuses de statuts 1, 2, 3 et 4a)

• CV commun canadien, version CV de financement pour le FRQS, le FRQSC ou le FRQNT (dernière mise à jour le 1^er juin 2021, au plus tard)
• Contributions détaillées (dernière mise à jour le 1^er juin 2021, au plus tard); voir le document Directives pour le fichier joint au CV, dans la Boîte à outils
• Pour les chercheurs cliniciens ou les chercheuses cliniciennes : lettre de la direction du département clinique précisant combien d’heures seront dégagées des obligations cliniques pour réaliser le projet de recherche (seulement pour les personnes qui ne sont pas titulaires d’une bourse de carrière du FRQS).
• Pour les chercheurs ou chercheuses de collège ayant une tâche d’enseignement : lettre produite et signée par l’établissement collégial confirmant le dégagement de tâche d’enseignement et la durée de celui-ci

Important: Les personnes de statut 4a) devront acheminer leurs CCV et leurs contributions détaillées en format PDF au chercheur principal ou à la chercheuse principale. De plus, les chercheurs cliniciens et chercheuses cliniciennes et les chercheurs ou chercheuses de collège devront transmettre les documents demandés à cette même personne.

Cochercheurs et cochercheuses de statuts 4b) et 4c)

• CV abrégé de deux pages en format PDF adapté, si nécessaire, aux besoins en lien avec le projet de recherche

Important : Ce document devra être acheminé au chercheur principal ou à la chercheuse principale.

Cochercheurs et cochercheuses de statuts 4e)

• Lettre de motivation ou d’intérêt à participer au projet, dans lequel il doit être fait état de la nature de l’expertise de la personne et de sa contribution au projet (2 page maximum); voir le formulaire à remplir Lettre de motivation ou d’intérêt, dans la Boîte à outils.

Important : Ce document devra être acheminé au chercheur principal ou à la chercheuse principale.

Précisions

Consentement et compte FRQnet

Chaque cochercheur ou cochercheuse doit donner son consentement à figurer dans la composition de l’équipe, avant la date limite de transmission des demandes complètes fixée par l’établissement gestionnaire, sans quoi le chercheur principal ou la chercheuse principale ne pourra transmettre le formulaire de demande. Les cochercheurs et cochercheuses qui n’ont pas encore de compte FRQnet sont invités à suivre la procédure « création de compte FRQnet » disponible dans la Boite à outils.

Documents transmis à l’étape de la prédemande

Il est possible d’utiliser à nouveau les documents qui ont été transmis pour la lettre d’intention. Cependant, il est judicieux d’en réviser certains si des commentaires les concernant ont été formulés par le comité de pertinence.

8. DURÉE ET MONTANT

Nombre d’octrois visé

1

Montant annuel par octroi

Variable en fonction de l’année et des activités prévues : à justifier dans la section Budget du formulaire électronique de demande. Le montant pour l’année 1, donc pour le démarrage du projet, peut s’élever jusqu’à un maximum de 1 300 000$.

Durée de l’octroi

5 ans

Montant total maximal pour le projet

4 710 000 $

Somme additionnelle maximale pour FIR

27% du montant demandé pour le projet

Gestion de l’octroi

La liste des établissements pouvant gérer des octrois provenant des FRQ est limitée aux établissements gestionnaires reconnus par les FRQ, incluant principalement les universités, les CIUSSS, les CISSS et certains établissements du réseau de la santé et les collèges. L’établissement gestionnaire de l’octroi est généralement l’établissement employeur de la personne titulaire de l’octroi (voir les RGC).

9. DÉPENSES ADMISSIBLES

Admissibles

En plus de la liste des dépenses admissibles détaillées dans les RGC des FRQ, les dépenses suivantes sont admissibles :

• Personnes-ressources essentielles au projet incluant les coûts de libération pour participer aux activités de l’équipe, dans l’optique où la libération nécessite un remplacement. L’établissement pourra ainsi recevoir une compensation, à même le budget du projet, pour le remplacement dans leur fonction des professionnels et professionnelles qui participent au projet. Par exemple, il pourrait s’agir de professionnels et professionnelles d’un CISSS ou d’un CIUSS impliqués dans la collecte de données dans un ou des sites AO.
• Compensation des personnes de statut 4e) qui sont impliquées dans le projet

Non admissibles

• Rémunération du personnel du réseau de la santé et des services sociaux à l’emploi d’un établissement ou d’une clinique pendant la mise en œuvre du projet et qui n’est pas remplacé dans ses fonctions habituelles.
• Tous les coûts engagés avant la présentation du projet au FRQS

Aucune somme ne pourra être transférée hors du Québec

Précision : Soutien salarial -cochercheurs et cochercheuses de collège

Pour chaque chercheur ou chercheuse de collège membre de l’équipe de recherche et ayant une tâche d’enseignement, un montant correspondant au maximum à 20% du salaire brut pourra être versé directement à l’établissement collégial, pour compenser la partie du salaire vouée au dégagement de tâche d’enseignement. Une lettre d’une page maximum, confirmant le dégagement et la durée de celui-ci, devra être produite et signée par l’établissement collégial de chaque personne concernée.

Pour les chercheurs ou chercheuses de collège œuvrant en CCTT, le soutien salarial devra aussi correspondre à maximum de 20% du salaire brut.

Autant pour les chercheurs ou chercheuses de collège ayant une tâche d’enseignement que ceux et celles œuvrant en CCTT, les sommes demandées devront être inscrites à la section Budget du formulaire électronique; des postes budgétaires sont prévus à cet effet. Il revient au chercheur principal ou à la chercheuse principale d’identifier chaque cochercheur ou cochercheuse de collège pour lesquels ou lesquelles est demandé un soutien salarial.

10. ÉVALUATION

Pré-demande

Un comité d’évaluation de la pertinence composé de représentants et représentantes du MSSS, du SCT et de l’Unité de soutien SSA Québec, de même que de jeunes partenaires ou de proches d’un ou d’une jeune fréquentant AO ou faisant partie de la clientèle cible, évaluera les pré-demandes en fonction des critères suivants :

• Alignement du projet avec le contexte et les visées du programme. Les membres de l’équipe positionnent de façon cohérente et convaincante leur projet, c’est-à-dire en continuité avec les activités réalisées à ce jour en lien avec AO et en adéquation avec les objectifs général et spécifiques du programme.
• Opérationnalisation du projet. Les membres de l’équipe mettent de l’avant une stratégie de recherche et d’évaluation avisée et exhaustive, qui devrait permettre de répondre aux différents besoins identifiés dans les trois composantes à développer. Ils mettent également de l’avant des stratégies de collecte et de gestion des données réalistes et rigoureuses.
• Retombées du projet. Les membres de l’équipe proposent un projet qui devrait permettre de soutenir l’équipe ministérielle et les équipes régionales en charge du déploiement d’AO et, plus largement, une amélioration continue des services offerts aux jeunes du Québec.
• Stratégie de transfert des connaissances. Les membres de l’équipe proposent un plan sommaire de transfert des connaissances qui vise notamment l’appropriation ou l’utilisation des connaissances par différents publics cibles et qui laisse présager des impacts et bénéfices significatifs pour les milieux utilisateurs qui incluent le MSSS, les établissements de santé et de services sociaux, les partenaires d’AO et les intervenants et intervenantes. Cette stratégie se trouve à mobiliser concrètement des jeunes partenaires ou leurs proches.
• Inscription du projet dans les principes clés du programme. Les membres de l’équipe font la démonstration que leur projet s’inscrit dans les principes de système de santé apprenant et de recherche axée pour et avec les jeunes et leurs proches.

Les recommandations du comité d’évaluation de la pertinence, s’il y a lieu, seront transmises aux candidats et candidates ainsi qu’au comité d’évaluation des demandes complètes.

Demande complète

L’évaluation des demandes complètes se fera par un comité mixte composé de chercheurs et de chercheuses et de jeunes partenaires ou proches, dans le respect des règles du FRQS en vigueur en ce qui a trait à la composition des comités d’évaluation.

Les critères d’évaluation des demandes complètes sont les suivants :

Projet de recherche évaluative – Qualité (25%)

• Qualité scientifique et rigueur méthodologique
• Pertinence et exhaustivité des indicateurs d’extrants ou d’effets, des indicateurs de suivi cliniques et de performance et autres variables en lien avec les trois composantes et besoins sous-jacents
• Démonstration de l’inscription du projet dans les principes de SSA

Projet de recherche évaluative – Réalisme et faisabilité (25%)

• Faisabilité du projet et ancrage dans la réalité organisationnelle des sites AO et du réseau de la santé et des services sociaux
• Réalisme et solidité des stratégies de collecte et de gestion des données
• Importance et qualité de l’appui de l’établissement ou du milieu responsable de l’hébergement de la base de données globale ou des bases de données
• Qualité des appuis offerts par les différents partenaires jugés utiles à la bonne marche du projet (autres que les partenaires du programme ou les CISSS et CIUSSS), s’il y a lieu

Composition de l’équipe (20%)

• Démonstration des expertises dans les domaines et champs jugés essentiels à la bonne marche du projet
• Qualité des expériences et des réalisations de l’équipe
• Caractère interdisciplinaire de l’équipe, complémentarité des expertises et stratégie de collaboration interdisciplinaire convaincante
• Potentiel et qualité des collaborations interprovinciales, s’il y a lieu

Engagement des jeunes partenaires ou de leurs proches (15 %)

• Description détaillée et convaincante du rôle et des attentes des jeunes partenaires ou de leurs proches dans tout le processus de recherche
• Description détaillée et convaincante du rôle et des attentes des jeunes partenaires ou de leurs proches dans la gouvernance et la mise en œuvre du projet
• Démonstration de la motivation et de l’intérêt des jeunes partenaires ou leurs proches à participer activement au projet

Retombées anticipées et stratégie de transfert des connaissances (15 %)

• Ampleur et qualité de la stratégie de transfert des connaissances auprès des différents milieux utilisateurs des résultats de la recherche
• Impact et retombées pour le MSSS, les CISSS ou CIUSSS et le réseau de la santé et des services sociaux dans son ensemble
• Bénéfices pour les milieux utilisateurs, plus spécifiquement les sites AO
• Potentiel de pérennisation du cadre de monitorage évaluatif et de suivi de performance
• Qualité et réalisme du plan de partage des données à la communauté scientifique, au MSSS et au réseau de la santé et des services sociaux dans son ensemble

Budget (appréciation qualitative)

• Justification détaillée et réaliste du budget demandé.

Le comité pourrait suggérer une révision du budget si celui-ci ne semble pas en adéquation avec les diverses activités découlant du projet proposé.

Santé durable

Un actif pour la société, la santé durable est une approche globale alliant la santé physique et psychologique des personnes avec l’environnement dans lequel elles évoluent. Elle engage les individus et la collectivité à déployer, à toutes les étapes de la vie, différentes interventions qui permettront un état optimal de la santé pour chaque individu, incluant les populations vulnérables et les générations futures. La santé durable vise donc un bien-être et une meilleure qualité de vie pour tous.

Les personnes soumettant une demande à ce programme sont encouragées à démontrer comment leur projet contribue à l’atteinte d’une santé durable, soit un état de bien-être physique, mental et social optimal tout au long de la vie.

Précision importante

Il est à noter que la note globale de passage pour une possibilité de financement est fixée à 70 %, comme dans la plupart des programmes du FRQS. Cependant, si les notes pour les critères « Projet de recherche évaluative – Qualité » et « Projet de recherche évaluative – Réalisme et faisabilité » sont inférieures à 20/25, un financement ne sera pas possible nonobstant ce qui précède.

11. SUIVI ET ACCOMPAGNEMENT

Suivi et d’accompagnement

La mise en place d’une programmation de recherche évaluative étant un chantier de grande ampleur s’accompagnant d’un financement conséquent, qui revêt un caractère particulièrement important pour le MSSS et ses partenaires et qui, de surcroît, se veut formatif, des boucles de rétroaction fréquentes sont à prévoir.

Une structure de suivi et d’accompagnement du projet impliquant différents acteurs sera ainsi mise en place dès l’attribution de l’octroi. Il est attendu que l’équipe ayant obtenu le financement participe activement à au moins deux rencontres de suivi chaque année (environ aux six mois). Ces rencontres doivent être prévues au plan de transfert des connaissances, en fonction des étapes charnières de la composante évaluation et cadre de monitorage. Les présentations réalisées par l’équipe devront permettre, entre autres, de connaître l’état d’avancement des travaux, les résultats préliminaires ainsi que les constats pouvant conduire à des ajustements immédiats de la mise en œuvre d’AO. Ces rencontres devraient permettre aussi aux équipes de faire certains ajustements à leur devis en fonction des responsabilités ministérielles et des différentes réalités vécues par les établissements du RSSS. Par exemple, le cadre d’évaluation devra faire l’objet d’une validation par le MSSS pour s’assurer qu’il soit en adéquation avec ses besoins de connaissances. À cet effet, une mise à jour du devis concernant la Composante 2 (Évaluation) est à prévoir dans les 6 mois suivant le financement, dans le respect des recommandations de la direction de l’évaluation du MSSS et selon les instructions du SCT relativement aux cadres d’évaluation.

D’autres rencontres, pouvant prendre la forme de séances d’orientation et de priorisation de la recherche, d’évènements ou d’atelier spécifiques sont aussi à prévoir.

Apports de l’Unité en termes d’expertises

L’Unité de soutien SSA Québec pourra offrir une expertise conseil, incluant des outils et de la formation, adaptée au projet et aux besoins de l’équipe financée dans les domaines suivants, notamment :

• Partenariat patient/public/organisationnel
• Implantation et accompagnement du changement
• Développement des compétences, formation et mentorat
• Optimisation éthique et transparente de la gestion des données
• Méthodologie de valorisation des données
• Économie de la santé
• Équité, diversité, inclusion et analyse comparative sexe et genre
• Santé autochtone

Dépôt des livrables

En acceptant la subvention, la personne titulaire de l’octroi s’engage à fournir :

• Le devis ou le cadre d’évaluation qui devra faire l’objet d’une validation par la Direction de l’évaluation du MSSS, en fonction des instructions du Secrétariat du Conseil du trésor
• Des rapports financiers annuels, aux échéances indiquées par le FRQS
• Un rapport d’étape annuel aux échéances indiquées par le FRQS, de même qu’un rapport final au maximum 3 mois après la fin de l’octroi
• Cadre de monitorage de la mise en œuvre et du suivi de la performance, dans sa version finale

12. LIBRE ACCÈS

Conformément à la Politique de diffusion en libre accès des Fonds de recherche du Québec, les chercheurs et chercheuses et cochercheurs et cochercheuses d’un projet subventionné doivent s’engager à rendre disponibles en libre accès leurs publications scientifiques au plus tard 12 mois après la publication. Pour connaitre les exigences des FRQ à ce sujet, veuillez consulter notre page sur la Science ouverte.

13. ÉQUITÉ, DIVERSITÉ ET INCLUSION

Les Fonds de recherche du Québec souhaitent contribuer au soutien d’un écosystème de recherche basé sur l’équité, la diversité et l’inclusion. Des mesures ont ainsi été mises en place afin de renforcer la prise en compte de ces principes. Les personnes que nous finançons sont également encouragées à privilégier ceux-ci dans le contexte de leurs activités de recherche. Pour plus d’informations, veuillez consulter nos énoncés sur l’équité, la diversité et l’inclusion.

14. PROPRIÉTÉ INTELLECTUELLE

Les titulaires d’octroi et les établissements auxquels ils sont affiliés possèdent tous les droits de propriété intellectuelle en ce qui a trait aux données brutes originales, aux travaux de recherche intérimaires et aux résultats des projets de recherche financés, conformément aux règles internes de propriété intellectuelle des établissements.

En outre, en acceptant l’octroi, le ou la titulaire accorde gratuitement une licence non exclusive et non transférable à la FGB, au MSSS, aux centres intégrés de santé et de services sociaux et les établissements non fusionnés, établissements publics au sens de la Loi sur les services de santé et les services sociaux (RLRQ, c. S-4.2) et au FRQS sur le rapport de recherche final, sur la partie du rapport administratif final qui comprend un résumé des résultats scientifiques ainsi que sur le cadre de monitorage de la mise en œuvre et du suivi de la performance. Cette licence permet de les reproduire, de les traduire, de les communiquer au public par quelque moyen que ce soit, de les représenter ou d’exécuter en public et de réaliser des travaux de recherche ultérieurs à partir des résultats qu’ils contiennent. Cette licence est accordée sans limite territoriale et sans limite de temps.

15. PARTENAIRES

• Ministère de la Santé et des Services sociaux
• Fondation Graham Boeckh
• Fonds de recherche du Québec – Santé
• Unité de soutien au système de santé apprenant Québec