Selon qu’il s’agit d’une subvention ou d’une bourse, l’établissement auquel est rattachée la personne candidate pourrait s’impliquer différemment dans sa gestion. Le rôle de gestion des établissements est décrit dans les Règles générales communes et dans les règles des programmes. Les FRQ désignent les établissements qui peuvent effectuer la gestion des octrois en leur accordant le titre d’« établissement gestionnaire ».
Liste des établissements gestionnaires
Avant de préparer une demande de financement, il faut vérifier le rôle qu’y jouera chaque établissement. Cela permettra de déterminer si l’établissement doit avoir été désigné à titre d’« établissement gestionnaire ». Il faut notamment enclencher le processus pour obtenir cette désignation lorsque l’établissement sera appelé à:
- approuver les demandes de subvention et de bourse de carrière des personnes candidates qui sont à son emploi, et ;
- administrer les subventions et les bourses de carrière obtenues par les titulaires d’octroi qui sont à son emploi.
Devenir un établissement gestionnaire
Toute demande de désignation à titre d’« établissement gestionnaire » est évaluée par les FRQ en fonction des critères d’admissibilité ci-dessous. Tous ces critères sont sujets à modifications sans préavis. Les FRQ pourront effectuer des vérifications auprès des établissements pour s’assurer que ces critères sont respectés en tout temps.
Critères d'admissibilité
L’établissement doit faire partie de l’une des 4 catégories d’établissements ci-dessous:
1. Établissements universitaires: établissements énumérés aux alinéas 1 à 9 et 12 de l’article 1 de la Loi sur les établissements d’enseignement de niveau universitaire. L’alinéa 10 de l’article 1 pourrait également être considéré au cas par cas ;
2. Établissements collégiaux : établissements qui se classent dans l’une des sous-catégories ci-dessous:
- établissements publics constitués en vertu de la Loi sur les collèges d’enseignement général et professionnel par lettres patentes publiées à la Gazette officielle du Québec ;
- établissements publics créés par la loi ou qui relèvent d’un ministère autre que le ministère de l’Enseignement supérieur en vertu de la loi et qui peuvent décerner des diplômes d’études collégiales conformément au Règlement sur le régime des études collégiales ;
- établissements privés détenant depuis au moins 3 ans un permis pour offrir des services d’enseignement de niveau collégial conformément à la Loi sur l’enseignement privé et qui offrent au moins 1 programme menant à un diplôme d’études collégiales (DEC) qui est agréé aux fins de subvention en vertu de l’article 77 de cette loi. Ces établissements doivent démontrer un niveau d’organisation et de soutien permettant de mener adéquatement et de façon pérenne des activités de recherche. Ils doivent aussi s’engager à gérer les sommes octroyées séparément de tout autre compte financier et accepter que le ministère de l’Enseignement supérieur transmette aux FRQ les rapports et renseignements qu’il détient concernant leur santé financière;
3. Établissements du réseau de la santé : établissements du réseau de la santé et des services sociaux du Québec qui sont des établissements «publics» en vertu de la Loi sur les services de santé et services sociaux et qui se classent dans l’une des sous-catégories ci-dessous:
- établissements non fusionnés énumérés à l’article 8 de la Loi modifiant l’organisation et la gouvernance du réseau de la santé et des services sociaux notamment par l’abolition des agences régionales;
- CIUSSS et CISSS énumérés à l’Annexe 1 de la Loi modifiant l’organisation et la gouvernance du réseau de la santé et des services sociaux notamment par l’abolition des agences régionales;
- établissements et la régie régionale visés par les parties IV.1 et IV.2 de la Loi sur les services de santé et services sociaux;
- établissements visés par la Loi sur les services de santé et les services sociaux pour les autochtones cris (dans ces cas, la notion d’établissement «public» est examinée en vertu de cette loi spécifique);
4. Établissements gouvernementaux ayant une mission de recherche: certains organismes gouvernementaux qui rencontrent tous les critères suivants :
- ils sont des organismes gouvernementaux de la province de Québec créés en vertu d’une loi ou d’un règlement ;
- leur mandat ou les orientations de leur plan stratégique mentionnent clairement la recherche ;
- ils emploient des chercheuses ou des chercheurs au Québec à l’interne ;
- ils soutiennent financièrement la réalisation de leurs activités de recherche, indépendamment des demandes de financement adressées au FRQ (des budgets pérennisés doivent exister pour soutenir le salaire des chercheuses et chercheurs car les FRQ ne paieront pas leurs salaires);
- ils ne sont pas une société d’État ;
- ils ne sont pas un organisme à but lucratif, et ;
- leur principale activité en matière de recherche n’est pas de soutenir financièrement la recherche à l’externe, comme accorder des bourses et subventions.
L’établissement ne doit pas faire partie de la liste des établissements non admissibles.
Un établissement fédéré, affilié ou qui fait partie d’un autre établissement qui est désigné à titre d’« établissement gestionnaire reconnu » ne peut habituellement pas être désigné de façon indépendante.
Le fait de ne pas être désigné à titre d’« établissement gestionnaire » n’empêche pas d’établir des ententes avec les FRQ pour la réalisation de programmes de recherche financés en partenariat avec les FRQ.
L’établissement doit répondre aux six critères ci-dessous:
1. Posséder une mission recherche, des installations, du personnel dédié à la recherche et un certain encadrement des activités de recherche (politiques, règlements ou autres outils de bonne gouvernance de la recherche) ;
2. S’engager à respecter les Règles générales communes, la Politique sur la conduite responsable en recherche et les règles des programmes applicables, ce qui inclut notamment :
- d’être en mesure de garantir la liberté académique du chercheur (liberté de publier les résultats publiquement sans craintes liées à son emploi – que les résultats soient positifs ou négatifs aux yeux de l’établissement) ;
- de souscrire aux meilleures pratiques de recherche et aux standards généralement reconnus en matière d’éthique de la recherche et respecter les principes énoncés dans le Politique sur la conduite responsable en recherche (un manquement à la conduite responsable de la part de l’établissement peut faire perdre la désignation d’« établissement gestionnaire reconnu ») ;
- d’avoir adopté une politique sur la conduite responsable en recherche qui répond aux exigences de la politique des FRQ à ce chapitre (être en mesure de gérer des allégations, avoir désigné une personne chargée de la conduite responsable en recherche, etc.) ;
3. S’engager à s’assurer que son comité d’éthique de la recherche avec les humains (ou un comité d’éthique de la recherche qu’il a formellement reconnu) a approuvé tout projet de recherche mené sous ses auspices avant que des activités nécessitant une telle approbation se déroulent ;
4. Avoir une gouvernance qui rend sa direction imputable au Québec ;
5. Avoir un compte bancaire au Québec, et ;
6. Ne pas être inscrit au Registre des entreprises non admissibles aux contrats publics en vertu de la Loi sur les contrats des organismes publics.
Les établissements suivants ne sont pas admissibles à être désignés à titre d’« établissement gestionnaire » :
- les établissements hors de la province de Québec ;
- les ministères et organismes fédéraux (même s’ils ont un établissement au Québec) et les ministères et organismes des autres provinces et territoires ;
- les ministères de la province de Québec ;
- les municipalités ;
- les centres collégiaux de transferts de technologies (CCTT) (car c’est l’établissement collégial duquel ils relèvent qui peut être désigné «établissement gestionnaire reconnu ») ;
- les établissements qui sont regroupés au sein du réseau de la santé (car c’est le centre intégré CISSS ou le CIUSSS auquel ils sont rattachés qui peut être désigné « établissement gestionnaire ») ;
- les organismes à but lucratif ;
- les organismes à but non lucratif (même s’ils reçoivent 100% de leur financement du gouvernement) ;
- les établissements du réseau de la santé et des services sociaux qui sont des établissements «privés» en vertu de la Loi sur les services de santé et services sociaux ; et
- les collèges privés non agréés pour fins de subvention.
Processus
Le processus d’évaluation requiert plusieurs interactions entre les autorités de l’établissement et les FRQ. Puisqu’il peut s’écouler plusieurs semaines entre le début du processus et l’obtention d’une désignation, il est recommandé de débuter le processus aussitôt que les candidates et candidats commencent à préparer une demande de financement. Une désignation à titre d’« établissement gestionnaire » est valide à l’égard du FRQS, du FRQSC et du FRQNT.
Le processus inclut deux étapes principales :
1. Évaluation préliminaire : une désignation conditionnelle est accordée lorsque les critères d’admissibilité de la section I semblent être remplis à la suite d’une analyse préliminaire. Cette désignation conditionnelle permet à l’établissement d’accepter des demandes de financement dans FRQnet, ce qui est souvent la dernière étape pour soumettre une demande de financement aux FRQ. L’évaluation scientifique des demandes de financement provenant d’un établissement ayant une désignation conditionnelle est effectuée comme d’habitude, mais l’établissement ne peut administrer un octroi avant d’obtenir une désignation finale (étape ci-dessous).
2. Évaluation complète : une désignation finale est accordée lorsque les critères d’admissibilité des sections I et II sont remplis à la suite d’une analyse complète. Cette désignation finale permet à l’établissement d’effectuer toutes les actions d’un « établissement gestionnaire », incluant d’accepter des demandes de financement dans FRQnet et d’administrer des octrois. L’établissement doit avoir obtenu une désignation finale avant que les FRQ lui transfèrent les fonds d’un octroi. Les critères des sections I et II doivent être remplis en tout temps pour conserver la désignation finale.
Comment initier le processus
Si un établissement souhaite être désigné à titre d’« établissement gestionnaire », les autorités de cet établissement qui sont responsables de la recherche doivent simplement signifier leur intérêt par courriel à l’adresse suivante : reconnaissance@frq.gouv.qc.ca (aucun formulaire spécifique). Les FRQ contacteront l’établissement pour initier le processus d’évaluation et pour obtenir les informations et documents nécessaires.
Si une personne candidate souhaite qu’un établissement auquel elle est rattachée soit désigné à titre d’« établissement gestionnaire », elle doit en informer les autorités de son établissement qui sont responsables de la recherche dans les plus brefs délais. Puisqu’il peut s’écouler plusieurs semaines entre le début du processus et l’obtention d’une désignation, il est recommandé de débuter le processus aussitôt que les candidates et candidats commencent à préparer une demande de financement.
Questions
Pour toute question, contacter Emmanuelle Lévesque, conseillère en éthique de la recherche au 514 873-2114 poste 4280 ou emmanuelle.levesque@frq.gouv.qc.ca