Centres de recherche - Subventions régulières / 2017-2018

Regroupements stratégiques multidisciplinaires d’envergure situés dans des établissements de santé désignés universitaires par le ministère de la Santé et des Services sociaux (MSSS) et le ministère de l’Économie, de la Science et de l’Innovation (MESI) et liés par un contrat d’affiliation.
Le terme «centre» englobe les centres de recherche ainsi que les instituts. Il est possible que certaines infrastructures, même si elles ne sont pas situées dans un centre hospitalier, puissent être admissibles au programme.

Pour être admissible au soutien financier du FRQS, le centre devra remplir les conditions suivantes :

• un regroupement géographique fonctionnel

Bien que les centres de recherche soient normalement mono-institutionnels, des exceptions peuvent être faites pour des regroupements stratégiques particuliers, monothématiques, ayant démontré une intégration unique et dont la structure ne dédouble pas des infrastructures déjà financées par le FRQS (par exemple, le CRIR qui est constitué de six établissements distincts).

• une autonomie de gestion

• une masse critique de chercheurs (minimum de 25 chercheurs équivalent temps plein*)

• une concentration suffisante de fonds de recherche de compétition (minimum de 3 M$ par année en bourses et subventions d’organismes reconnus dotés de comités de pairs*)

• un soutien structurel et financier des partenaires (établissement d’accueil, université, fondation) et, nommément, un remboursement d’au moins 80 % des frais indirects de recherche versés à l’université par le gouvernement fédéral sur les subventions fédérales reçues par les chercheurs du centre

• une direction unique

• une programmation de recherche mono ou multithématique intégrée, comprenant obligatoirement un volet de recherche clinique, sanctionnée par l’hôpital et par l’université

• des infrastructures et des services communs de soutien aux chercheurs et aux étudiants

• des activités de formation de deuxième et troisième cycles reconnues par l’université

• des mécanismes de valorisation de la recherche, de transfert des connaissances et d’interactions avec la clinique

• un cadre réglementaire

*Un centre dont la thématique de recherche est principalement de type psychosocial, pourrait demeurer admissible au programme, et ce, même s’il ne rencontre pas ces exigences.

Seront reconnus comme chercheurs réguliers d’un centre et comptabilisés dans le calcul des équivalents temps plein (ETP) les chercheurs :

1. dont au moins 50% des activités de recherche s’effectuent au centre et qui participent à ses activités académiques sur une base régulière (participation aux séminaires et conférences, supervision d’étudiants ou de stagiaires en recherche clinique (résidents, fellows, etc.)

2. bénéficiant d’espaces identifiés à l’intérieur de l’établissement d’accueil ou d’espaces externes assimilés

3. subventionnés à plus de 25 000 $/an (subventions et bourses avec évaluation par comité de pairs, ou contrats de recherche dont les frais indirects sont retournés au centre de recherche; moyenne des 3 dernières années)

4. dont les subventions des organismes fédéraux sont comptabilisées aux fins de calcul des frais indirects de recherche fédéraux remboursés au centre de recherche

5. bénéficiant de temps protégé rémunéré en recherche

6. ayant publié au cours des 3 dernières années dans des périodiques de calibre international répertoriés

7. identifiant le centre comme affiliation dans leurs publications

8. ayant rempli un CV commun canadien

Non admissibles

À l’exception des chercheurs en recrutement ou en difficulté de financement qui pourront faire l’objet d’ententes particulières, les chercheurs ne rencontrant pas l’ensemble des conditions ci-dessus seront reconnus par le centre au titre de chercheurs associés. Les activités de ces derniers ne seront pas comptabilisées dans le calcul des indicateurs de performance, mais leur contribution sera prise en compte par les évaluateurs lors de l’évaluation scientifique du centre.

Documents électroniques

• Mise à jour du Registre des centres et instituts de recherche

Seuls les octrois pour lesquels une preuve électronique aura été
déposée seront validés.

Le sceau postal ou la date de transmission de la télécopie fait foi de la date du dépôt des documents

Adresse postale
FRQS
500, rue Sherbrooke Ouest, Bureau 800
Montréal (Québec)
H3A 3C6

• formulaire Demande de subvention – Centres hospitaliers universitaires (CHU), instituts universitaires (IU) et centres affiliés universitaires (CAU).

• Fournir le formulaire original, plus autant d’exemplaires que le nombre d’axes de recherche du centre, plus quatre copies supplémentaires (ex : 1 original + 6 axes de recherche + 4 = le formulaire original + 10 copies)

• Clés USB contenant les informations demandées en format .docx (Word), .xlsx (Excel) ou .pdf (ou autres formats compatibles et accessibles pour consultation) en autant de copies que le nombre de formulaires requis.

Toutes les preuves nécessaires (lettres des chercheurs, preuves d’octrois, etc.) demandées dans le Registre des centres et instituts de recherche et dans le formulaire de demande doivent être acheminées au FRQS.

• Lettres d’appui signées par les divers partenaires du centre (établissement d’accueil, université affiliée, fondation hospitalière, donateurs spécifiques, etc.) (voir la section Exigences et attentes).

Si la subvention est octroyée, son paiement sera conditionnel au dépôt d’un document attestant l’appui et le soutien des divers partenaires du centre à la réalisation du plan de développement (établissement d’accueil, université affiliée, fondation hospitalière, autres partenaires, etc.). Ce document devra être déposé au FRQS, au plus tard le 30 juin 2017 pour éviter tout retard dans le versement de la subvention.

Centres

Le FRQS s’attend à ce que chacun des centres :

• développe des programmes de recherche reliés à la vocation de l’établissement auquel il est administrativement lié

• structure son développement en fonction d’axes prioritaires bénéficiant chacun d’une masse critique de chercheurs dans les disciplines de recherche fondamentale, clinique, épidémiologique, évaluative ou psychosociale. Chaque axe sera centré autour d’un thème spécifique (champ d’expertise, groupes de maladies, etc.) et regroupera une programmation de recherche cohérente

• propose un plan de recrutement qui soit fonction des axes prioritaires retenus

• développe un champ d’action qui lui soit propre et mette en place des mécanismes permettant d’éviter les cloisonnements entre les axes et de favoriser le maillage entre chercheurs

• encourage la participation aux réseaux thématiques de recherche dans les créneaux qui correspondent aux orientations et à l’expertise de recherche du centre

• fasse le pont entre les différentes disciplines de recherche telles que la promotion de la santé, la prévention, les soins et les services, la recherche, l’enseignement et l’évaluation des interventions en milieu clinique

• développe, implante et promeuve les bonnes pratiques de la recherche

• applique les Standards du FRQS sur l’éthique de la recherche en santé humaine et l’intégrité scientifique.

Directeurs de centres

Le FRQS s’attend à ce que chacun des directeurs de centre :

• joue un rôle critique pour l’orientation et la coordination des activités de recherche du centre, notamment en ce qui concerne la conception, la mise en œuvre, le suivi et l’adaptation du plan de développement stratégique élaboré dans la demande de subvention

• assume la responsabilité de l’allocation des ressources et s’assure de leur utilisation efficace en vue de l’atteinte des objectifs du centre

• jouisse d’une certaine latitude dans l’utilisation de la subvention consentie par le FRQS, mais est imputable de ses décisions auprès du C.A. du CIUSSS ou de l’établissement d’accueil de même qu’auprès du FRQS

• se dote de mécanismes de gestion souples, efficaces et transparents et voit à la vie scientifique du centre dans son ensemble

• favorise et fasse la promotion du développement de la recherche fondamentale, clinique, épidémiologique, évaluative ou psychosociale dans chacun des axes du centre et assure le recrutement de chercheurs et de chercheurs cliniciens en conséquence

Bien que la demande de subvention constitue un engagement du centre et de son directeur, il ne doit pas constituer une barrière à l’initiative. Le directeur scientifique jugera de la pertinence d’amender la demande originale, le cas échéant, mais aura à terme à justifier le bien-fondé de ses décisions.

Partenaires

Au moment du dépôt de la demande de subvention de centre au FRQS, l’établissement d’accueil ou le Centre intégré universitaire de santé et de services sociaux (CIUSSS), l’université affiliée et toute autre partie concernée qui n’est pas signataire de la demande (i.e. la fondation hospitalière, donateurs spécifiques, etc.) devront indiquer par lettre qu’ils appuient le plan de développement stratégique proposé pour les quatre prochaines années et que, si la subvention est accordée, elles s’engagent à en soutenir la réalisation.

À la suite de l’approbation de la demande de subvention et de l’annonce des résultats aux concours par le conseil d’administration du FRQS, les parties concernées (établissement d’accueil ou CIUSSS, université affiliée, fondation hospitalière, autres partenaires, etc.) devront remettre un document signé attestant ou réaffirmant leur appui et soutien au plan de développement.

Le conseil d’administration peut toutefois diminuer (par exemple, à 2 ou 3 ans) la durée de la subvention en fonction de la performance du centre et de la fréquence de reddition de compte jugée nécessaire.

Depuis l’année financière 2009-2010, les règles de financement des centres FRQS ont été profondément modifiées, de façon à assurer :

1. un financement de base modulé en fonction de la taille de chaque établissement de recherche

2. un financement selon la performance, tel que recommandé par le Vérificateur général et conformément à la première des orientations stratégiques de la Stratégie québécoise de la recherche et de l’Innovation (SQRI), qui est de «renforcer l’excellence de la recherche publique»

Ce modèle de financement peut être représenté schématiquement comme suit :

BUDGET LIÉ À LA PERFORMANCE : montant déterminé sur la base d’indicateurs de performance

BUDGET DE BASE : montant de base pour tous les centres

BUDGET LIÉ À LA TAILLE : composante du budget de base modulée en fonction du nombre d’ETP

L’objectif de ce modèle de financement est d’assurer une plus grande équité et transparence dans l’attribution des fonds publics, tout en stimulant la compétitivité des centres les plus performants. La modulation du financement en fonction de la performance permettra d’accroître les effets structurants du programme et d’en augmenter l’effet levier.

Un budget de base sera accordé à tous les centres.

La composante du budget lié à la taille sera modulée en fonction du nombre d’ETP.

Pour le calcul du budget lié à la performance, le budget de base et le budget lié à la taille seront additionnés puis leur somme sera multipliée par un coefficient de performance dérivé des indicateurs de performance et de la cote d’évaluation attribuée par comité de pairs. Les critères d’évaluation sont détaillés dans la section Évaluation ci-dessous.

Le paiement de la subvention sera conditionnel au dépôt d’un document signé attestant ou réaffirmant l’appui et le soutien des divers partenaires du centre à la réalisation du plan de développement (l’établissement d’accueil ou CIUSSS, université affiliée, fondations hospitalières et autres partenaires).

Admissibles

Les subventions de centre du FRQS sont des subventions de soutien aux activités de recrutement et aux activités de recherche du centre (incluant les activités de transfert de connaissance, mais non celles de maturation technologique). Elles peuvent servir à couvrir certains frais administratifs liés aux opérations de recherche du centre, mais ne peuvent en aucun cas servir à défrayer les coûts indirects de la recherche. Depuis l’année 2009, le FRQS peut avoir recours à des audits comptables pour s’assurer de la bonne utilisation des subventions accordées.

1.    Organisation administrative et scientifique du centre de recherche

• contribution à la rémunération du directeur du centre

• contribution à la rémunération du ou des directeurs associés

• contribution au salaire d’un adjoint administratif

• contribution au salaire d’un ou d’une bibliothécaire

• dépenses liées au soutien administratif et clérical

• dépenses liées aux activités de transfert de connaissances

• dépenses liées aux activités de promotion et de diffusion (déplacements, conférences, sites web)

• dépenses liées aux frais de conférenciers invités

• achat de revues et de volumes scientifiques

• frais liés aux télécommunications et aux technologies de l’information

• services communs d’animalerie

• soutien au comité d’éthique de la recherche

2. Soutien direct à la recherche

• contribution temporaire au salaire de chercheurs nouvellement recrutés ou en attente de bourse

• contribution au salaire de chercheurs en transition de carrière

• contribution au salaire de chercheurs invités

• contribution à la rétribution de professeurs-chercheurs en partenariat avec l’université et complément salarial pour les chercheurs-boursiers

• bourses d’étudiants inscrits à la maîtrise, au doctorat et au post doctorat

Le FRQS recommande que ces bourses soient attribuées au mérite et que les boursiers s’engagent à soumettre une demande au concours régulier du FRQS

• fonds de démarrage pour les nouveaux chercheurs

• frais de déplacements, de séjour et d’inscription à des congrès scientifiques

• soutien à des opérations d’animaleries dédiées à des projets de recherche spécifiques (souris transgéniques, etc., projets impliquant la mise sur pied de certaines initiatives demandant des modèles d’animaux spéciaux)

• salaires d’assistants de recherche, de professionnels de recherche, de techniciens de laboratoire affectés à des projets de recherche spécifiques et/ou des plateformes et services communs

• achat d’équipement et de matériel affectés à des projets de recherche spécifiques et/ou des plateformes et services communs

• location d’équipement et de matériel affectés à des projets de recherche spécifiques et/ou des plateformes et services communs

Le centre devra démontrer que le soutien consenti à des infrastructures ou plateformes de recherche communes est appuyé par un plan d’affaires crédible montrant clairement la valeur de l’infrastructure ainsi que son autosuffisance à moyen terme.

Les dépenses encourues à titre de frais d’organisation administrative et scientifique du centre de recherche versus au soutien direct à la recherche (tels que définis ci-dessus) devront être identifiées comme telles au rapport financier. Les postes salariaux devront être identifiés nominalement et, si la totalité du salaire n’est pas couverte par le FRQS, les autres sources salariales devront être identifiées. Enfin, le montant dévolu aux frais d’organisation administrative et scientifique ne devra pas excéder celui alloué aux frais de soutien directs.

Non admissibles

• coûts indirects de la recherche

Chaque demande fera l’objet d’une double évaluation, comptant chacune pour une proportion déterminée de la note finale :

• une évaluation objective, basée sur la moyenne des données des quatre dernières années répertoriées (à l’exception des indicateurs de performance pour les subventions pour projets d’envergure (par exemple Génome Canada) ainsi que pour la Fondation canadienne pour l’innovation (FCI) où le calcul utilise plutôt une moyenne des huit dernières années de gestion), excluant l’année en cours, au Registre des centres et instituts de recherche et validées par le FRQS

• une évaluation par les pairs

Les résultats de l’évaluation scientifique (objective et par les pairs) sont soumis au conseil d’administration du FRQS, qui prend les décisions relatives à l’octroi de la subvention. Les résultats sont ensuite acheminés à la direction du centre de recherche.

Publications (évaluées par comités de pairs)*

• Nombre de publications / EPT
• Moyenne des facteurs d’impact relatifs par axe et par regroupement
• Moyenne des citations relatives

Bourses et subventions (comité de pairs)

• Montant total des subventions / EPT (excluant les subventions de recherche clinique)
• Nombre de chercheurs boursiers / EPT (incluant chercheurs boursiers cliniciens)
• Montant total de bourses salariales / EPT
• Subventions projets d’envergure (type Génome Canada ; avec correction pour le pourcentage revenant au regroupement) / EPT
• Montant total FCI (avec correction pour le pourcentage revenant au regroupement) / EPT
• Nombre de Chaires (avec comité de pairs) / EPT
• Montant total Réseaux des centres d’excellence (avec correction pour le pourcentage revenant au regroupement) / EPT
• Montant total Réseaux FRQS (avec correction pour le pourcentage revenant au regroupement) / EPT

Étudiants (2e, 3e cycle et post doctorat)

• Nombre d’étudiants boursiers / nombre total d’étudiants (boursiers maîtrise et doctorat traités séparément)
• Nombre d’étudiants boursiers / EPT
• Nombre de diplômes de maîtrise obtenus dans les derniers 4 ans / nombre moyen d’étudiants à la maîtrise
• Nombre de diplômes de doctorat obtenus dans les derniers 4 ans / nombre moyen d’étudiants au doctorat
• Nombre d’étudiants postdoctoraux / EPT

Recherche clinique*

• Montant total des subventions en recherche clinique / EPT
• Montant total des contrats en recherche clinique / EPT
• Nombre de projets de recherche clinique / nombre total de projets
• Nombre de projets de recherche publique / nombre de projets contractuels
• Total investissements publics (distinguer uni et multicentriques) / total des investissements en recherche clinique
• Total investissements privés (distinguer uni et multicentriques; distinguer projets initiés par le centre et initiés par l’industrie) / total des investissements en recherche clinique

Collaborations*

• Nombre de publications du regroupement dont un ou plusieurs auteurs sont des chercheurs québécois externes au regroupement / EPT
• Nombre de publications du regroupement dont un ou plusieurs auteurs sont des chercheurs hors Québec / EPT

Valorisation commerciale*

• Nombre de déclarations d’inventions / EPT
• Nombre de demandes de brevets déposées / EPT
• Nombre brevets émis / EPT
• Nombre de licences accordées / EPT
• Revenus ou royautés payées / EPT
• Nombre de compagnies dérivées

*Ces indicateurs pourraient être évalués par comités de pairs.

Chacune des demandes régulières est évaluée par un comité de pairs. Les membres du comité d’évaluation scientifique sont choisis de manière à tenir compte de la mission de l’établissement d’accueil et des créneaux de recherche à évaluer.

La composition du comité assure la couverture des volets de recherche fondamentale, clinique, épidémiologique, évaluative et en santé et société du centre. Au besoin, le comité peut faire appel à des experts externes pour l’évaluation d’axes spécifiques.

Critères

L’évaluation par les pairs ne doit pas reposer sur les éléments de l’évaluation objective, mais reposer sur la série de critères spécifiques suivants :

1. Orientations et encadrement scientifique

• qualité et dynamisme du milieu académique
• originalité, pertinence et cohérence des thématiques de recherche
• intégration des quatre « piliers » de la recherche
• ampleur et qualité du transfert de connaissances
• intégration et développement de la recherche clinique
• souci du développement de la multi- et transdisciplinarité
• adéquation et réalisme des plans de recrutement
• respect du cadre réglementaire et formation en éthique
• rayonnement national et international

2. Structure opérationnelle et gestion

• leadership du directeur de centre
• vision de développement stratégique à long terme
• articulation et mise en place des objectifs stratégiques (échéanciers et jalons réalistes)
• implication des utilisateurs et des décideurs
• capacité à attirer des ressources financières
• efficience des activités de maturation et de transfert technologique
• plans de gestion et de mise à niveau des plateaux techniques
• gestion financière et reddition de comptes
• activités de promotion et de diffusion

Éthique et intégrité scientifique

Dans le cadre de l’amélioration continue des pratiques liées à l’éthique et l’intégrité scientifique, l’implantation et le respect du cadre réglementaire et la mise en application des bonnes pratiques de la recherche pourraient être évalués en parallèle à l’évaluation scientifique.

• respecter les obligations décrites aux Règles générales communes, la Politique de libre accès aux résultats de recherche publiés et l’ensemble des conditions et des exigences décrites dans la page web du programme.

• respecter les normes d’éthique et d’intégrité définies dans le document Standards en éthique de la recherche et d’intégrité scientifique du FRQS et dans la Politique sur la conduite responsable en recherche des Fonds de recherche du Québec.

• autoriser le FRQS à conserver et à utiliser tous les renseignements personnels et scientifiques contenus dans son dossier conformément aux modalités décrites dans le document Accès aux documents et protection des renseignements personnels et sous la condition que les personnes ayant accès à des renseignements personnels en respectent le caractère confidentiel.

• autoriser le FRQS à échanger des informations avec les établissements auxquels le centre est affilié afin d’assurer la bonne gestion de ce programme et du processus d’évaluation.