Comment déclarer un changement à mon dossier de bourse de formation FRQS?

L’abandon du programme d’études entraînera la fin des versements. Les Fonds pourraient vous demander le remboursement du trop-perçu, le cas échéant.

Pour déclarer un abandon du programme d’études rendez vous dans votre Portfolio électronique à la section Gérer mon financement, puis à la page Déclarations – Bourses et statut des études.

À la section Statut des études, choisissez le statut approprié et indiquez la date d’abandon.

Pour déclarer un stage ou l’acquisition d’une expérience pertinente, rendez vous dans votre Portfolio électronique à la section Gérer mon financement, puis à la page Déclarations – situations et pièces requises.

1. À la section Type d’événements, choisissez:
   1. Acquisition d’expérience pertinente, stage
      • Décrivez brièvement la nature du stage, sa pertinence, sa durée.
      • Mentionnez si le stage est obligatoire ou non
      • Mentionnez si vous désirez étudier à temps partiel ou reporter vos versements (voir tableau au bas de la section).
   2. Cliquez sur Ajouter et un bouton Transmettre apparaîtra.
   3. IMPORTANT: Assurez-vous de cliquer sur le bouton Transmettre dans la colonne Transmis le du tableau listant l’événement afin que nous puissions assurer un suivi adéquat de votre déclaration.
2. À la section Pièces requises, choisissez :

1. 1. Lettre d’acceptation du superviseur ou lettre d’appui du directeur et joignez-y une lettre ou un courriel transformé en pdf du directeur ou de la directrice confirmant la pertinence du stage, de même que son accord pour le stage et pour le temps partiel ou le report de versement.
   2. Autres documents et joignez-y l’offre de stage en format pdf.
   3. Validez la page.

La responsable du programme modifiera vos versements en fonction de la durée du stage et de l’accommodement que vous aurez choisi (temps partiel ou versement).

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Pour changer vos coordonnées bancaires, rendez vous dans votre Portfolio électronique à la section Gérer mon financement, puis à la page Informations de gestion

À la section Coordonnées bancaires se trouvant sur vos chèques inscrivez vos coordonnées bancaires en suivant les directives.

Pour changer votre établissement, rendez vous dans votre Portfolio électronique à la section Gérer mon financement, puis à la page Informations de gestion

À la section Établissement d’accueil écrivez les 4-5 premiers caractères du nom du nouvel établissement et patientez quelques secondes. Une liste d’établissements contenant ces lettres apparaîtra. Sélectionnez celui voulu. Vous devrez également entrer la date effective de changement et la raison du changement.

Pour changer votre numéro d’assurance sociale (NAS), rendez vous dans votre Portfolio électronique à la section Gérer mon financement, puis à la page Informations – bourses de formation

À la section Numéro d’assurance sociale inscrivez votre NAS dans le champ du même nom. Si vous n’avez pas encore de numéro d’assurance sociale, inscrivez 000 000 000.

Tout changement de programme en cours d’octroi doit respecter les domaines de recherche du Fonds concerné et le choix du comité d’évaluation tel qu’établi dans la demande initiale. Néanmoins, si la personne titulaire de l’octroi envisage de changer de programme pour des raisons seulement administratives et conserve se faisant le même objet d’études et de recherche, le Fonds procèdera à une analyse et la bourse pourra éventuellement être maintenue.

Pour déclarer votre changement, rendez vous dans votre Portfolio électronique à la section Gérer mon financement, puis à la page Déclarations – situations et pièces requises.

1. À la section Type d’événements, choisissez:
   1. Changement de directeur ou superviseur ou Changement de directeur ou superviseur et de projet.
   2. Cliquez sur Ajouter et un bouton Transmettre apparaîtra.
   3. IMPORTANT: Assurez-vous de cliquer sur le bouton Transmettre dans la colonne Transmis le du tableau listant l’événement afin que nous puissions assurer un suivi adéquat de votre déclaration.
2. À la section Pièces requises, choisissez :

1. 1. Formulaire exigé par les Fonds et joindre le formulaire Changement de projet, directeur.trice ou lieu de recherche dûment rempli, fusionné en un seul pdf avec une lettre ou un courriel (en format pdf) de la nouvelle personne qui dirige la recherche confirmant qu’elle accepte de superviser l’étudiant ou l’étudiante, le cas échéant.
   2. Validez la page.

La responsable du programme vous enverra un courriel lorsque votre dossier sera traité.

Pour débuter la deuxième année de financement de postdoctorat, les FRQ exigent une confirmation de supervision.

Vous trouverez le formulaire de confirmation de supervision à la page Formulaires – Fonds Santé. Lorsque le formulaire est rempli, rendez vous dans votre Portfolio électronique à la section Gérer mon financement, puis à la page Déclarations – situations et pièces requises.

1. À la section Pièces requises, choisissez :

1. 1. Formulaire exigé par les Fonds et joignez le formulaire Confirmation de présence sur les lieux du stage dûment rempli.
   2. Validez la page.

Pour recevoir chaque versement, les FRQ exigent une inscription universitaire. Les inscriptions des étudiants et étudiantes des universités québécoises nous sont confirmées par les universités elles-mêmes et ce, à chaque session.

Cependant, les universités hors Québec ne confirment pas les inscriptions aux FRQ. Il est donc essentiel que les personnes étudiant dans ces universités nous fournissent une preuve officielle d’inscription pour recevoir un versement.

Pour joindre votre confirmation d’insciption, rendez vous dans votre Portfolio électronique à la section Gérer mon financement, puis à la page Déclarations – situations et pièces requises.

1. À la section Pièces requises, choisissez :

1. 1. Preuve d’inscription universitaire et joignez une preuve d’inscription officielle à la session concernée.
   2. Validez la page.

Pour déclarer votre congé parental, rendez vous dans votre Portfolio électronique à la section Gérer mon financement, puis à la page Déclarations – situations et pièces requises.

1. À la section Type d’événements, choisissez:
   1. Congé de maternité ou parental et indiquez la date prévue d’accouchement et la durée prévue du congé. Les FRQ offrent un supplément couvrant les 8 premiers mois du congé (montant égal à la bourse). Les versements qui auraient dus être faits pendant cette période sont reportés à la fin de la bourse. Un maximum de 12 mois par congé parental peut être reporté.
   2. Cliquez sur Ajouter et un bouton Transmettre apparaîtra.
   3. IMPORTANT: Assurez-vous de cliquer sur le bouton Transmettre dans la colonne Transmis le du tableau listant l’événement afin que nous puissions assurer un suivi adéquat de votre déclaration.
2. À la section Pièces requises, choisissez :
   1. Lettre d’acceptation du superviseur ou lettre d’appui du directeur et joignez-y une lettre ou un courriel transformé en pdf du directeur ou de la directrice de recherche confirmant le congé
   2. Certificat médical et joignez une confirmation du médecin ou de la sage-femme de la date approximative de l’accouchement ou une copie de la proposition d’adoption ou une copie du certificat de naissance ou d’adoption de l’enfant (ce dernier doit obligatoirement être fourni à la naissance ou à l’adoption de l’enfant)
   3. Validez la page.

La responsable du programme vous enverra un courriel lorsque votre dossier sera traité.

Pour déclarer votre congé, rendez vous dans votre Portfolio électronique à la section Gérer mon financement, puis à la page Déclarations – situations et pièces requises.

1. À la section Type d’événements, choisissez:
   1. Congé pour raisons de santé ou obligations familiales et décrire brièvement la raison pour laquelle vous faites une demande et mentionner si vous souhaitez poursuivre vos études à temps partiel ou reporter vos versements, ainsi que la durée prévue du temps partiel ou du congé.
   2. Cliquez sur Ajouter et un bouton Transmettre apparaîtra.
   3. IMPORTANT: Assurez-vous de cliquer sur le bouton Transmettre dans la colonne Transmis le du tableau listant l’événement afin que nous puissions assurer un suivi adéquat de votre déclaration.
2. À la section Pièces requises, choisissez :

1. 1. Lettre d’acceptation du superviseur ou lettre d’appui du directeur et joignez-y une lettre ou un courriel transformé en pdf du directeur ou de la directrice de recherche confirmant le congé
   2. Certificat médical et joignez une confirmation du médecin ou de la sage-femme de la date approximative de l’accouchement ou une copie de la proposition d’adoption ou une copie du certificat de naissance ou d’adoption de l’enfant (ce dernier doit obligatoirement être fourni à la naissance ou à l’adoption de l’enfant)
   3. Validez la page.

La responsable du programme vous enverra un courriel lorsque votre dossier sera traité.

Pour déclarer votre congé, rendez vous dans votre Portfolio électronique à la section Gérer mon financement, puis à la page Déclarations – situations et pièces requises.

1. À la section Type d’événements, choisissez:

1. 1. Congé pour raisons de santé ou obligations familiales et décrire brièvement la raison pour laquelle vous faites une demande et mentionner que vous souhaitez reporter vos versements, ainsi que la durée prévue du congé.
   2. Cliquez sur Ajouter et un bouton Transmettre apparaîtra.
   3. IMPORTANT: Assurez-vous de cliquer sur le bouton Transmettre dans la colonne Transmis le du tableau listant l’événement afin que nous puissions assurer un suivi adéquat de votre déclaration.
2. À la section Pièces requises, choisissez :

1. 1. Lettre d’acceptation du superviseur ou lettre d’appui du directeur et joignez-y une lettre ou un courriel transformé en pdf du directeur ou de la directrice de recherche confirmant le congé.
   2. Validez la page.

La responsable du programme vous enverra un courriel lorsque votre dossier sera traité.

Vous devez déclarer aux Fonds toutes les bourses que vous recevez pendant votre financement. Pour savoir si votre bourse est cumulable, rendez-vous à la section Cumul de bourses des règles de votre programme.

Pour déclarer votre bourse, rendez vous dans votre Portfolio électronique à la section Gérer mon financement, puis à la page Déclarations – Bourses et statut des études

1. 1. À la section Bourses, cochez Oui et remplir les champs qui s’affichent en indiquant l’organisme subventionnaire, le montant total sans indemnités et la durée totale prévue de la bourse.
   2. Cliquez sur Sauvegarder et un bouton Transmettre apparaîtra.
   3. IMPORTANT: Assurez-vous de cliquer sur le bouton Transmettre dans la colonne Transmis le du tableau listant l’événement afin que nous puissions assurer un suivi adéquat de votre déclaration.
   4. Validez la page.

La responsable du programme vous enverra un courriel indiquant si le cumul est permis ou non, et comment cela affectera vos versements.

Les titulaires d’octroi peuvent faire leur formation à l’extérieur du Québec seulement s’ils ont la citoyenneté canadienne ou la résidence permanente ET possèdent une carte de la RAMQ valide ou une preuve d’admissibilité à la RAMQ.

Cependant, si un déplacement à l’extérieur du Québec est nécessaire pour le bon déploiement des activités reliées au programme d’études, une exception pourrait être permise par les Fonds*. Pour se prévaloir de cette disposition, vous devez faire approuver ce séjour par votre établissement d’affiliation.

Pour déclarer un séjour hors Québec, faites d’abord remplir le formulaire Déclaration de séjour hors Québec par votre établissement. Vous trouverez ce formulaire à la page Formulaires – Fonds Santé. Rendez vous ensuite dans votre Portfolio électronique à la section Gérer mon financement, puis à la page Déclarations – situations et pièces requises.

1. À la section Pièces requises, choisissez :

1. 1. 1. Déclaration de séjour hors Québec – bourses et joignez-y le formulaire Déclaration de séjours hors Québec dûment rempli.
      2. Validez la page.

*Les séjours hors Québec dans le cadre d’une cotutelle ne sont permis que pour la personne candidate qui peut effectuer sa formation hors Québec.

Pour obtenir chaque versement, il est exigé que le candidat en fasse la demande en ajoutant une nouvelle déclaration dans la section Déclaration – revenus et statut des études et que celle-ci soit transmise au Fonds durant la période désignée pour le programme de bourses concerné.

Un défaut de déclaration peut entraîner l’annulation des versements.

Pour faire une demande de versement, rendez vous dans votre Portfolio électronique à la section Gérer mon financement, puis à la page Déclarations – Bourses et statut des études.

1. À la section Bourses, cochez Oui si vous avez reçu une nouvelle bourse et Non dans le cas contraire. Si la réponse est positive, remplissez les champs qui s’affichent en indiquant l’organisme subventionnaire, le montant total sans indemnités et la durée totale prévue de la bourse.
2. À la section Statut des études, déclarez s’il y a, ou non, un changement à votre statut d’étudiant (arrêt des études, dépôt initial, etc.).
3. Cliquez sur Sauvegarder et un bouton Transmettre apparaîtra.
4. Important: Assurez-vous de cliquer sur le bouton Transmettre dans la colonne Transmis le du tableau listant la déclaration afin que nous puissions assurer un suivi adéquat de votre déclaration.
5. Validez la page.

Lorsque le dépôt initial est effectué, l’inscription à temps plein n’est plus exigée.

Le dépôt final entraînera la fin des versements. Les Fonds pourraient vous demander le remboursement du trop-perçu, le cas échéant.

Pour déclarer un dépôt initial ou final, rendez vous dans votre Portfolio électronique à la section Gérer mon financement, puis à la page Déclarations – Bourses et statut des études.

À la section Statut des études, choisissez le statut approprié et indiquez la date de dépôt.

Une formation de base en éthique de la recherche est obligatoire pour toute personne titulaire d’un octroi lorsque la recherche implique des êtres humains (participation directe ou utilisation de matériel biologique humain ou de données concernant des êtres humains). Cela consiste à réussir les niveaux 1 et 3 du didacticiel en éthique de la recherche (du ministère de la Santé et des Services sociaux) dans l’année suivant la réponse positive du FRQS concernant la bourse.

Lorsque vous complétez un module, vous recevez un certificat. Il vous faudra fusionner vos certificats en un seul document pdf pour nous les transmettre.

Pour joindre vos certificats de formation en éthique, rendez vous dans votre Portfolio électronique à la section Gérer mon financement, puis à la page Déclarations – situations et pièces requises.

1. À la section Pièces requises, choisissez :

1. 1. Certificat d’éthique du MSSS et joignez votre document.
   2. Validez la page.

Pour débuter les versements au postdoctorat, les FRQ exigent la transmission du diplôme ou du relevé de notes officiel du doctorat.

Pour joindre le document, rendez vous dans votre Portfolio électronique à la section Gérer mon financement, puis à la page Déclarations – situations et pièces requises.

1. À la section Pièces requises, choisissez :

1. 1. Autres documents et joignez la copie diplôme ou du relevé de notes officiel du doctorat.
   2. Validez la page.

Si vous êtes un nouveau ou une nouvelle titulaire de bourse, vous aurez l’occasion de choisir le mois de début de bourse à la page d’acceptation de bourse. Les étudiants à la maîtrise et au doctorat doivent impérativement choisir les mois de mai, septembre, ou de janvier. Les postdoctorants peuvent débuter à tous les mois de l’année.

Si vous avez déjà accepté votre bourse, vous pouvez déclarer ce changement de date en vous rendant dans votre Portfolio électronique à la section Gérer mon financement, puis à la page Déclarations – situations et pièces requises.

1. À la section Type d’événements, choisissez:

1. 1. 1. Modification de la date de la 1ère inscription au programme ou du début du stage et inscrivez la date réelle à laquelle commenceront vos études.
      2. Cliquez sur Ajouter et un bouton Transmettre apparaîtra.
      3. IMPORTANT: Assurez-vous de cliquer sur le bouton Transmettre dans la colonne Transmis le du tableau listant l’événement afin que nous puissions assurer un suivi adéquat de votre déclaration.
      4. Validez la page.

Pour débuter chaque année de financement d’un programme professionnel, les FRQ exigent une copie du permis d’exercice à jour.

Pour joindre votre permis d’exercice à jour, numérisez-le et transformez-le en pdf. Rendez vous ensuite dans votre Portfolio électronique à la section Gérer mon financement, puis à la page Déclarations – situations et pièces requises.

1. À la section Pièces requises, choisissez :

1. 1. Permis de pratique et joignez la copie du permis d’exercice à jour.
   2. Validez la page.