Science en exil - volet chercheurs et chercheuses (2024-2025)

La première étape pour l’obtention de ce soutien financier consiste en une prise de contact entre les chercheuses hôtesses ou chercheurs hôtes et invitées ou invités et la mise en place d’une entente stipulant (p. ex.: lettre d’invitation officielle) que la personne ou l’institution hôtesse accepte d’accueillir l’invité ou l’invitée pour une période de deux ans et doit être en mesure d’assumer 25% du montant total de la bourse soit 20 000 $. La part payée par les FRQ étant de 75 % (voir la section 4.4 Établissement gestionnaire).

Les FRQ n’interviendront pas à cette étape et n’exigeront pas un projet de collaboration tangible et défini au moment de la demande, considérant la situation d’urgence probable.

Lorsque l’entente entre les deux chercheurs ou chercheuses est prise, la vérification de l’admissibilité au programme doit être effectuée par les instances compétentes de l’établissement d’accueil, qui doit être un établissement gestionnaire reconnu par les FRQ pour gérer du financement.

La chercheuse ou le chercheur invité doit fournir à l’établissement :

• une copie du passeport du pays d’origine
• un titre de séjour ou preuve qu’une demande a été faite (courriel, accusé de réception, etc.)
• une lettre de justification de la demande qui décrit les raisons pour lesquelles la personne sollicite le soutien (p. ex. : sans cette bourse, l’avenir professionnel et scientifique de la personne, de même que sa sécurité, pourrait être compromis; raison sécuritaire; impacte sur la recherche etc…)
• une copie du diplôme de doctorat
• un document prouvant l’obtention d’un poste universitaire (professeur ou professeure /chercheur ou chercheuse) ou que le postdoctorat est complété.

La chercheuse ou le chercheur hôte doit fournir :

• Une entente entre les deux chercheurs ou chercheuses ou une lettre d’invitation officielle signée par l’hôte ou l’hôtesse

Lorsque l’admissibilité est confirmée par l’établissement, la personne hôtesse doit contacter Mme Elina Boutia Elina.Boutia@frq.gouv.qc.ca pour obtenir un accès au formulaire dans son portfolio électronique, puis, remplir et transmettre son formulaire dans les 30 jours suivant l’ouverture du formulaire. La chercheuse ou le chercheur hôte doit donc fournir :

• le formulaire de demande électronique, dûment rempli incluant les documents suivants :
  • une copie du passeport et du visa (ou demande de visa)
  • Entente entre les deux chercheurs ou chercheuses ou lettre d’invitation officielle signée par l’hôte ou l’hôtesse
    lettre de justification de la demande qui décrit les raisons pour lesquelles la personne sollicite le soutien (p. ex. : sans cette bourse, l’avenir professionnel et scientifique de la personne, de même que sa sécurité, pourrait être compromis ; raison sécuritaire, impacte sur la recherche etc…)
  • Lettre signée par une autorité compétente de l’établissement gestionnaire certifiant que :
    • l’université s’engage à soutenir la collaboration entre les chercheuses ou les chercheurs concernés et accepte de mettre à la disposition de l’invité ou l’invitée les infrastructures requises pour la durée de son séjour
    • L’université s’engage à prendre en charge la liste des frais décrits à la section 4.4. – Établissement gestionnaire
    • le chercheur ou la chercheuse invitée répond aux conditions d’admissibilité et a soumis tous les documents requis

Les documents listés ci-dessous devront être attachés au portfolio par le chercheur ou la chercheuse hôtesse :

• Preuve de résidence de la chercheuse ou du chercheur invité au Québec (bail, facture, carte RAMQ, lettre d’attestation d’hébergement sur l’honneur, etc.)

Les documents listés ci-dessous devront être attachés au portfolio par le chercheur ou la chercheuse hôtesse :

Une fois par année :

• Rapport scientifique

Pour débuter la deuxième année :

• Preuve de résidence au Québec de la personne invitée (bail, facture, carte RAMQ), seulement pour celles qui auraient transmis une preuve de résidence de type Attestation d’hébergement sur l’honneur au moment de la demande
• Certificat du ministère de la Santé et des Services sociaux (MSSS), attestant de la réalisation des niveaux 1 et 3 du didacticiel en éthique de la recherche par le ou la personne invitée, s’il y a lieu

Lorsque la demande électronique leur aura été transmise, les FRQ procéderont à l’analyse du dossier et transmettront la décision de financement dans les plus brefs délais.

Ils ou elles collaborent afin d’établir les modalités d’accueil (projets de recherche, nature de la collaboration, calendrier de réalisation, etc.).

Cette personne :

• constitue le point d’ancrage de la personne invitée. Elle accueillera le chercheur ou la chercheuse dans son établissement, l’orientera dans ses démarches et servira de point de contact à des fins de vérification par les FRQ
• prend en charge les frais directs de recherche (matériel de labo, etc.) selon l’entente préalablement établie avec la chercheuse ou le chercheur invité
• remplit et transmet le formulaire électronique de demande
• s’engage à respecter les dispositions de la Politique sur la conduite responsable en recherche des FRQ, de même que celles de la politique de l’établissement gestionnaire

Cette personne :

• travaille avec le Bureau des relations internationales ou les instances compétentes de son établissement d’attache afin de s’assurer que sa candidature, y compris les pièces justificatives, réponde aux critères précisés dans le processus de sélection
• fournit à l’hôte ou l’hôtesse les informations et les documents nécessaires à la complétion de la demande
• transmet un rapport scientifique une fois par année
• suit la formation du MSSS, Didacticiel en éthique de la recherche, si son projet ou leur programme de recherche porte sur des êtres humains

L’établissement gestionnaire:

• valide l’admissibilité des personnes candidates à ce programme et sélectionne les chercheurs ou les chercheuses invitées parmi les propositions (l’établissement hôte peut mettre fin à au séjour si le chercheur ou la chercheuse invitée ne se conforme pas aux normes et aux exigences de l’établissement ou encore à celles prévues aux présentes règles de programme)
• s’occupe d’avoir la recommandation du doyen ou ou de la doyenne. de faculté ou encore d’un vice-recteur ou d’une vice-rectrice, selon les processus internes de l’établissement
• s’occupe de mettre à la disposition de la personne invitée les infrastructures requises pour la durée de son séjour (espace bureau, laboratoire, matériel par exemple)
• doit assumer 25% de la valeur de la bourse soit 20 000 $ en complément de salaire,  avantages sociaux  (assurances, congés parentaux, etc.)
• s’occupe de l’intégration de la personne invitée et assume les frais reliés aux postes ci-dessous de même que leur gestion, selon les modalités déjà en place au sein de l’établissement:
  • accueil (aide à l’obtention d’un visa, d’un permis de travail ou de l’autorisation de voyage, francisation, aide à l’installation, etc.)
  • frais indirects de recherche
  • activités de rayonnement
  • accès divers (bibliothèques, bases de données)
  • approuver la demande via le portail des établissements

Les FRQ :

• s’assurent, le cas échéant, que la personne invitée soit détentrice de la formation en éthique de la recherche
• s’occupent des versements faits à l’établissement
• s’assurent de vérifier les conditions aux paiements listées dans la lettre d’octroi