Soutien à l’organisation de congrès internationaux du Cercle des Ambassadeurs de Québec et des Fonds de recherche du Québec / 2021-2022

1. ADMISSIBILITÉ

Candidats et candidates visés

Sont admissibles à ce concours :

• Les chercheurs ou chercheuses universitaires
• Les chercheurs universitaires cliniciens ou chercheuses universitaires cliniciennes

Les statuts de chercheurs et de chercheuses admissibles sont détaillés dans la section Définitions des Règles générales communes.

Les personnes qui souhaitent déposer leur candidature doivent également :

• Être affiliées à une université du Québec
• Être à l’emploi d’un établissement gestionnaire au moment du dépôt de la demande (voir les Règles générales communes )
• Être domiciliées au Québec

Les personnes ayant soumis une demande de soutien au concours précédent et qui n’ont pas été lauréates peuvent soumettre une demande à nouveau, à condition que le congrès n’ait pas encore eu lieu au moment de l’annonce des résultats en décembre 2020. En outre, si ces personnes sont intéressées à obtenir de la rétroaction en lien avec l’évaluation de leur candidature de l’an dernier, elles sont invitées à prendre rendez-vous avec la personne responsable du programme pour ce faire.

Une seule personne peut être identifiée en tant que porteuse d’une demande et transmettre celle-ci au FRQS. La contribution des autres coresponsables du congrès peut être soulignée dans la lettre de présentation, qui est l’un des documents exigés.

Congrès

• Le congrès faisant l’objet de la mise en candidature doit se tenir dans la ville de Québec, entre le 1^er janvier 2022 et le 31 décembre 2024
• Le nombre visé de participants doit être d’au moins 150
• Une seule demande par congrès sera considérée.

2. DOCUMENTS EXIGÉS

CANDIDATS ET CANDIDATES

• CV commun canadien (version CV de financement pour le FRQS) à jour, c’est-à-dire actualisé dans les 12 mois précédant la date de clôture du concours

Attention : Les chercheurs et chercheuses qui ont l’habitude de soumettre des candidatures au FRQSC ou au FRQNT doivent absolument compléter et transmettre un CV de financement pour le FRQS. Pour ce faire, veuillez prendre connaissance des Étapes 4, 5 et 6 présentées à la page Remplir une demande.

• Contributions détaillées à jour, c’est-à-dire, actualisées dans les 12 mois précédant la date de clôture du concours.

Attention : Peu importe le gabarit choisi, le document doit obligatoirement être attaché dans le Portfolio électronique du FRQS à la page CV commun canadien :

• Gabarit FRQS : Instructions pour les contributions détaillées et le CV commun canadien – FRQS
• Gabarit FRQNT : Instructions pour les contributions détaillées et le CV commun canadien – FRQNT
• Gabarit FRQSC : Instructions pour les contributions détaillées et le CV commun canadien – FRQSC
• Formulaire électronique Soutien à l’organisation de congrès internationaux du Cercle des ambassadeurs de Québec et des FRQ incluant les documents suivants à joindre dans la section Autres documents :
  • Une lettre de présentation d’un maximum de 3 pages contenant toute l’information permettant l’évaluation de la candidature, en fonction des informations détaillées à la section suivante.
  • Une lettre officielle ou un courriel officiel attestant de la tenue du congrès dans la ville de Québec.
  • Une esquisse du programme du congrès. Les esquisses préliminaires sont acceptées. Toutefois, les programmes de congrès passés ne sont pas acceptés.

Détail des informations à inclure dans la lettre de présentation

1. Objectifs et organisation du congrès

• Objectifs visés par le congrès et contexte dans lequel il s’insère
• Rôle de la personne qui présente la demande (exemples : responsable du comité organisateur; hôte ou co-hôte du congrès, leadership dans l’organisation, etc.)
• Place de la tenue du congrès dans le cadre d’une programmation de recherche ou de la planification stratégique de l’établissement des personnes organisant le congrès
• Rôle de la relève professorale dans l’organisation du congrès
• Rôle de la relève étudiante dans l’organisation du congrès

2. Caractéristiques du congrès

• Nombre visé de personnes participantes (incluant les personnes qui donneront une conférence) et pourcentages de celles-ci provenant : 1) du Québec, 2) du Canada (sans inclure le Québec), 3) des États-Unis et 4) d’autres pays
• Nom des secteurs couverts par le congrès (FRQS : sciences de la santé, FRQNT : Sciences naturelles et génie, FRQSC : Sciences sociales et humaines, arts et lettres)
• Modalités mises en place pour assurer le financement de l’événement, en dehors de l’offre de soutien des FRQ
• Intégration d’une dimension grand public et présentation de celle-ci
• Prise en compte de l’équité, de la diversité et de l’inclusion afin notamment de faciliter la participation des femmes et des groupes sous-représentés (personnes vivant avec un handicap, minorités culturelles, minorités sexuelles, etc.) et d’améliorer leur représentation parmi les personnes qui organisent, présentent et participent au congrès
• Explication des retombées intellectuelles potentielles du congrès en termes de réseautage, d’avancement des connaissances, de perspectives de publications ou de collaborations, etc.
• Explication des retombées économiques potentielles du congrès
• Stratégies de publicité et de mise en valeur du congrès
• Couverture médiatique envisagée

3. Utilisation des fonds en cas d’octroi des FRQ

• Justification de l’utilisation du 5 000 $ ou du 10 000 $ (en fonction du nombre visé de participants et de participantes – voir la section 3. Montant offert) qui serait octroyé à titre de soutien à l’organisation du congrès

3. MONTANT OFFERT

L’offre de soutien se décline en deux volets :

1) 2 subventions de 10 000 $, pour les congrès comptant plus de 300 participants

2) Un maximum de 2 subventions de 5 000 $, pour les congrès comptant de 150 à 300 participants

Les subventions sont offertes conjointement par le Centre des congrès de Québec, Québec Destination affaires et les FRQ.

Frais indirects de recherche

Ce concours ne bénéficie pas du montant versé par les FRQ ou par leur partenaire pour couvrir les frais indirects de recherche des établissements.

4. PROMOTION DES LAURÉATS ET LAURÉATES, ET DES CONGRÈS

• Diffusion par les FRQ, le Centre des congrès de Québec, Québec Destination affaires et le Cercle des Ambassadeurs de Québec d’un communiqué annonçant les lauréats et lauréates;
• Diffusion par les FRQ d’un résumé présentant le congrès à venir ainsi que ses retombées économiques et intellectuelles potentielles;
• Inscription du congrès à venir dans le calendrier des événements à la section Événements des sites Web des FRQ;
• Annonce du nom des lauréats et lauréates (date et formule à confirmer; une présence physique des lauréats et lauréates ou d’une personne les représentant pourrait être requise).

5. ÉVALUATION

Tous les critères et sous-critères ci-dessous seront considérés dans l’évaluation des demandes. Aucune pondération particulière n’est accordée à ceux-ci : les membres de comité donnent une appréciation générale des demandes sur 100.

Profil de la personne candidate

• Expérience de la personne candidate dans l’organisation de congrès ou d’autres types d’événements d’envergure
• Qualité des réalisations scientifiques et des activités de recherche, reconnaissance par les pairs et rayonnement (activités de transfert, publications, subventions et prix, etc.)

Organisation et objectifs du congrès

• Description complète et détaillée des différents éléments devant être inclus dans la lettre de présentation
• Clarté de l’information présentée
• Démonstration de l’importance du congrès et de la mobilisation des personnes impliquées

Caractéristiques du congrès (incluant l’esquisse du programme)

• Description complète et détaillée des différents éléments devant être inclus dans la lettre de présentation
• Clarté de l’information présentée
• Démonstration du caractère innovant et ambitieux du congrès

Utilisation des fonds en cas d’octroi des FRQ

• Démonstration de l’utilité des fonds en lien avec l’organisation du congrès

Qualité de la présentation de la demande

• Structuration du texte facilitant un repérage rapide de l’information
• Qualité de la langue de rédaction

Comité

Un comité mixte, composé entre autres de pairs chercheurs et chercheuses universitaires et de spécialistes de la communication scientifique, sera chargé de l’évaluation des demandes reçues. Toutefois, en fonction du nombre de demandes reçues, entre autres, les FRQ se réservent la possibilité de mettre en place une autre formule d’évaluation (p. ex. triage).

Les FRQ ne s’engagent pas à remettre un rapport d’évaluation individualisé en lien avec chaque candidature. Toutefois, un rapport global des points forts et points faibles les plus fréquemment soulevés par les membres de comité, parmi toutes les demandes reçues et évaluées, pourrait être transmis aux personnes candidates non retenues pour un financement.

6. ENGAGEMENTS

Toute demande transmise dans le cadre de ce programme est assujettie au respect des conditions énoncées dans les portails et formulaires électroniques FRQnet.

7. LIBRE ACCÈS

Conformément à la Politique de diffusion en libre accès des Fonds de recherche du Québec, toutes les personnes titulaires d’un octroi doivent s’engager à rendre disponibles en libre accès leurs publications scientifiques au plus tard 12 mois après la publication. Pour connaitre les exigences des FRQ à ce sujet, veuillez consulter notre page sur la Science ouverte.

8. MOBILISATION DES CONNAISSANCES

Le FRQS encourage les titulaires d’un octroi à mener et à participer à des activités de mobilisation des connaissances (transfert, partage, valorisation, mise en valeur et diffusion) auprès des milieux de pratique et du grand public, lorsque ces activités sont pertinentes. Pour en savoir plus, vous pouvez consulter la page Mobilisation des connaissances.

9. ÉQUITÉ, DIVERSITÉ ET INCLUSION

Les Fonds de recherche du Québec souhaitent contribuer au soutien d’un écosystème de recherche basé sur l’équité, la diversité et l’inclusion. Des mesures ont ainsi été mises en place afin de renforcer la prise en compte de ces principes. Les personnes que nous finançons sont également encouragées à privilégier ceux-ci dans le contexte de leurs activités de recherche. Pour plus d’informations, veuillez consulter nos énoncés sur l’équité, la diversité et l’inclusion.

10. MODIFICATION IMPORTANTES DEPUIS LE DERNIER CONCOURS

•  Aucune modification importante

11. PARTENAIRES

Note : En acceptant un octroi dans le cadre de ce programme, la personne titulaire de l’octroi accepte que le partenaire communique avec elle pour des activités en lien avec l’octroi.