Soutien à l’organisation de congrès internationaux du Cercle des ambassadeurs de Québec et du Fonds de recherche du Québec / 2025-2026

1. ADMISSIBILITÉ

Personnes visées

Sont admissibles à ce concours :

• Les chercheurs ou chercheuses universitaires (statut 1) ;
• Les chercheurs universitaires cliniciens ou chercheuses universitaires cliniciennes (statut 2).

Les statuts admissibles sont détaillés dans la section « Définitions » des Règles générales communes RGC.

Les personnes ayant soumis une demande de soutien au concours précédent et qui n’ont pas été lauréates peuvent soumettre une demande à nouveau, à condition que le congrès n’ait pas encore eu lieu au moment de l’annonce des résultats en décembre 2025.

Une seule personne peut être identifiée en tant que porteuse d’une demande et transmettre celle-ci au FRQ, via le portail Santé. La contribution des autres coresponsables du congrès peut être soulignée dans la lettre de présentation exigée au dossier.

Congrès

• Le congrès faisant l’objet de la mise en candidature doit se tenir dans la ville de Québec, entre le 1er janvier 2026 et le 31 décembre 2028, être d’une durée minimale de 3 jours, et être d’envergure internationale (2 pays et plus).
• Le nombre visé de participants doit être d’au moins 150.
• Une seule demande par congrès sera considérée.

2. DOCUMENTS EXIGÉS

La demande doit être faite dans l’ancien portail FRQnet, l’interface transactionnelle utilisée par le FRQ pour la soumission des demandes de financement et la gestion des octrois.

Les documents décrits ci-dessous devront être transmis au FRQ à la date et heure limites du concours. La transmission de la demande se fait via le formulaire électronique disponible dans le Portfolio électronique FRQnet, portail Santé.

• Tout document manquant ou non conforme aux règles du programme et des formulaires électroniques rend la demande non admissible.
• Aucun document reçu après la date limite du concours ne sera considéré et il n’y a pas de possibilité de mise à jour de la demande.
• Un document non requis mais transmis avec la demande sera retiré de la demande avant évaluation.

Aucune prolongation ne sera permise. Tout formulaire non transmis aux dates et heures limites du concours sera considéré comme non recevable par le Fonds.

Personne candidate

• Un CV commun canadien, version de financement FRQS, FRQSC ou FRQNT (dernière version mise à jour entre le 1er juin 2024 et la date limite de l’appel de propositions).
• Les contributions détaillées à joindre au CV commun canadien (dernière version mise à jour entre le 1er juin 2024 et la date limite de l’appel de propositions) :

Instructions pour les contributions détaillées et le CV commun canadien – FRQS

Instructions pour les contributions détaillées et le CV commun canadien – FRQNT

Instructions pour les contributions détaillées et le CV commun canadien – FRQSC

• Formulaire électronique Soutien à l’organisation de congrès internationaux du Cercle des ambassadeurs de Québec et du FRQ incluant les documents suivants à joindre dans la section « Autres documents » :

Une lettre de présentation d’un maximum de 3 pages contenant toute l’information pour l’évaluation de la candidature, comme détaillé à la section suivante.

Une lettre officielle ou un courriel officiel attestant la confirmation de la tenue du congrès dans la ville de Québec.
Veuillez contacter madame Nathalie Nault, de Québec Destination affaires, afin d’obtenir cette lettre ou ce courriel.

Une esquisse du programme du congrès. Les esquisses préliminaires sont acceptées. Toutefois, les programmes de congrès passés ne sont pas acceptés.

Détail des informations à inclure dans la lettre de présentation

Objectifs et organisation du congrès :

• Objectifs visés par le congrès et contexte dans lequel il s’insère.
• Rôle de la personne qui présente la demande (responsable du comité organisateur, hôte ou co-hôte du congrès, leadership dans l’organisation, etc.).
• Rôle de la relève étudiante dans l’organisation du congrès.

Caractéristiques du congrès :

• Nombre visé de personnes participantes (incluant les personnes qui donneront une conférence) et pourcentages de celles-ci selon les provenances suivantes : 1) Québec, 2) Canada hors Québec, 3) États-Unis, 4) autres pays.
• Nom des secteurs couverts par le congrès (Santé, Nature et technologies, Société et culture).
• Modalités mises en place pour assurer le financement de l’événement, en dehors de l’offre de soutien du FRQ.
• Intégration d’activités destinées au grand public et présentation de celles-ci.
• Prise en compte de l’équité, de la diversité et de l’inclusion afin de faciliter la participation des femmes et des groupes sous-représentés (personnes vivant avec un handicap, minorités culturelles, minorités sexuelles, etc.) et d’améliorer leur représentation parmi les personnes qui organisent, présentent et participent au congrès.
• Actions et gestes concrets en lien avec le développement durable dans le cadre de l’organisation du congrès.
• Explication des retombées intellectuelles potentielles du congrès en termes de réseautage, d’avancement des connaissances, de perspectives de publications, de collaborations, etc.
• Explication des retombées économiques et sociétales potentielles du congrès.
• Stratégies de publicité et de mise en valeur du congrès.
• Couverture médiatique envisagée.

Utilisation des fonds en cas d’octroi du FRQ :

• Justification de l’utilisation du 5 000 $ ou du 10 000 $ (en fonction du nombre visé de participants et de participantes – voir la section Montant offert) qui serait octroyé à titre de soutien à l’organisation du congrès.

3. MONTANTS

Montant

L’offre de soutien se décline en deux volets :

1) 2 subventions de 10 000 $, pour les congrès comptant 350 participants et plus.

2) Un maximum de 2 subventions de 5 000 $, pour les congrès comptant de 150 à 349 participants.

Les subventions sont offertes conjointement par le Cercle des Ambassadeurs de Québec et le FRQ.

Frais indirects de la recherche

Ce concours ne bénéficie pas du montant versé par le FRQ ou par leur partenaire pour couvrir les frais indirects de recherche des établissements.

Notes

En acceptant un octroi dans le cadre de ce programme, la personne titulaire de l’octroi accepte que le partenaire communique avec elle pour des activités en lien avec l’octroi.

4. ÉVALUATION

Tous les critères et sous-critères ci-dessous seront considérés dans l’évaluation des demandes. Aucune pondération particulière n’est accordée à ceux-ci : les membres de comité donnent une appréciation générale des demandes sur 100.

Profil de la personne candidate

• Qualité du rôle et de l’implication de la personne candidate dans l’organisation du congrès.
• Si applicable, expérience de la personne candidate dans l’organisation de congrès ou d’autres événements semblables.
• Qualité des réalisations scientifiques et des activités de recherche, reconnaissance par les pairs et rayonnement (activités de transfert, publications, subventions et prix, etc.).

Organisation et objectifs du congrès

• Description complète et détaillée des différents éléments inclus dans la lettre de présentation.
• Clarté de l’information présentée.
• Démonstration de l’importance du congrès et de la mobilisation des personnes impliquées.

Caractéristiques du congrès (incluant l’esquisse du programme)

• Description complète et détaillée des différents éléments inclus dans la lettre de présentation.
• Clarté de l’information présentée.
• Démonstration du caractère innovant et ambitieux du congrès.

Utilisation des fonds en cas d’octroi du FRQ

• Démonstration de l’utilité des fonds en lien avec l’organisation du congrès.

Qualité de la présentation de la demande

• Structure du texte facilitant un repérage rapide de l’information.
• Qualité de la langue de rédaction.

Comité

Un comité composé de pairs chercheurs et chercheuses universitaires sera chargé de l’évaluation des demandes. Toutefois, en fonction du nombre de demandes, entre autres, le FRQ se réserve la possibilité de mettre en place une autre formule d’évaluation (p. ex. triage).

Le FRQ ne s’engage pas à remettre un rapport d’évaluation individualisé en lien avec chaque candidature. Toutefois, un rapport global des points forts et points faibles les plus fréquemment soulevés par les membres de comité, parmi toutes les demandes reçues et évaluées, pourrait être transmis aux personnes candidates non retenues pour un financement.

5. ANNONCE DES RÉSULTATS

Les résultats de l’évaluation seront communiqués à l’ensemble des personnes candidates au début du mois de février 2026.

Les personnes lauréates devront respecter un embargo jusqu’à l’annonce publique qui sera faite dans le cadre du forum d’échanges (voir à cet effet la section « Promotion des lauréats et lauréates, et des congrès » ci-dessous).

Pour les conditions liées à l’annonce et à l’acceptation des octrois, veuillez vous référer à la section 5 des RGC.

6. PROMOTION DES LAURÉATS ET LAURÉATES, ET DES CONGRÈS

PROMOTION

• Diffusion par le FRQ, le Centre des congrès de Québec, Québec Destination affaires et le Cercle des ambassadeurs de Québec d’un communiqué annonçant les personnes lauréates. 
• Diffusion par le FRQ d’un résumé présentant le congrès à venir ainsi que ses retombées économiques et intellectuelles potentielles. 
• Inscription du congrès à venir dans le calendrier des événements à la section « Événements » du site Web du FRQ. 
• Annonce du nom des lauréats et lauréates (en février- lors de la soirée Hommage aux Ambassadeurs ; la présence des personnes lauréates, ou d’une personne les représentant sera requise). 

7. PARTENAIRES

Cercle des ambassadeurs de Québec

Québec Destination affaires

Centre des congrès de Québec