Soutien à l’organisation de congrès internationaux du Palais des congrès de Montréal et du Fonds de recherche du Québec / 2025-2026 - Fonds de recherche du Québec - FRQ

Année de concours : 
2025-2026

Date limite (demande) : 
2 octobre 2025 à 16h00 (EST)

Annonce des résultats : 
Novembre 2025

Montant : 
10 000 $

Durée du financement : 
Un versement

Partenariat

Palais des congrès de Montréal

INFORMATIONS GÉNÉRALES

Tous les documents indiqués en bleu sont accessibles sur internet (lien hypertexte) ou dans la boîte à outils située dans la page du programme, sur le site du FRQS.

RAPPEL

En plus des présentes règles de programme, il est de la responsabilité des personnes qui présentent une demande d’aide financière de prendre connaissance des Règles générales communes  (RGC) du Fonds de recherche du Québec qui s’appliquent à l’ensemble de la programmation du Fonds de recherche du Québec (FRQ). Si des conditions particulières s’appliquent au présent programme, elles sont décrites ci-dessous et prévalent sur les RGC.

CONTEXTE

Les congrès scientifiques internationaux assurent un rayonnement non seulement pour les chercheurs et chercheuses, mais également pour les établissements d’enseignement et de recherche ainsi que le Québec dans son ensemble. Ils favorisent le réseautage professionnel ainsi que les collaborations locales et internationales, et génèrent des retombées intellectuelles et économiques appréciables pour la société.

Avec ce concours, le Palais des congrès de Montréal et le Fonds de recherche du Québec (FRQ) souhaitent reconnaître la contribution des responsables de l’organisation de grands congrès scientifiques internationaux se tenant à Montréal.

Objectifs du programme

Les objectifs de ce concours sont de :

  • Soutenir la communauté scientifique québécoise dans l’organisation de congrès scientifiques internationaux.
  • Reconnaître la contribution des responsables d’organisation de congrès scientifiques internationaux au rayonnement de la recherche au Québec.
  • Souligner le rôle de la communauté scientifique dans la tenue de congrès scientifiques internationaux au Palais des congrès de Montréal.
  • Favoriser les retombées intellectuelles et économiques des congrès scientifiques internationaux à l’échelle locale et provinciale.
  • Faciliter les activités de maillages entre les différentes communautés scientifiques dans le monde lors de congrès scientifiques internationaux.
  • Encourager une implication significative de la relève professorale et étudiante dans l’organisation de congrès scientifiques internationaux.

1. ADMISSIBILITÉ

Personnes visées

Sont admissibles à ce concours :

  • Les chercheurs ou chercheuses universitaires (statut 1).
  • Les chercheurs universitaires cliniciens ou chercheuses universitaires cliniciennes (statut 2).

Les statuts admissibles sont détaillés dans la section « Définitions » des Règles générales communes RGC.

Les personnes ayant soumis une demande de soutien au concours précédent et qui n’ont pas été lauréates peuvent soumettre une demande à nouveau, à condition de respecter les critères d’admissibilité en lien avec le congrès énoncés ci-dessous.

Une seule personne peut être identifiée en tant que porteuse d’une demande et transmettre celle-ci au FRQ, via le portail Santé. La contribution des autres coresponsables du congrès peut être soulignée dans la lettre de présentation exigée au dossier.

Congrès

  • Le congrès faisant l’objet de la mise en candidature doit se tenir au Palais des congrès de Montréal, entre le 1er janvier 2026 et le 31 décembre 2028, et être d’une durée minimale de 3 jours.
  • Le nombre visé de participants doit être d’au moins 300 avec un minimum de 200 personnes en mode présentiel dans le cas d’un congrès hybride.
  • Une seule demande par congrès sera considérée.

2. DOCUMENTS EXIGÉS

La demande doit être faite dans l’ancien portail FRQnet, l’interface transactionnelle utilisée par le FRQ pour la soumission des demandes de financement et la gestion des octrois.

Les documents décrits ci-dessous devront être transmis au FRQ à la date et heure limites du concours. La transmission de la demande se fait via le formulaire électronique disponible dans le Portfolio électronique FRQnet, portail Santé.

  • Tout document manquant ou non conforme aux règles du programme et des formulaires électroniques rend la demande non admissible.
  • Aucun document reçu après la date limite du concours ne sera considéré et il n’y a pas de possibilité de mise à jour de la demande.
  • Un document non requis mais transmis avec la demande sera retiré de la demande avant évaluation.

Aucune prolongation ne sera permise. Tout formulaire non transmis aux dates et heures limites du concours sera considéré comme non recevable par le Fonds.

Personne candidate

  • Un CV commun canadien, version de financement FRQS, FRQSC ou FRQNT (dernière version mise à jour entre le 1er juin 2024 et la date limite de l’appel de propositions).
  • Les contributions détaillées à joindre au CV commun canadien (dernière version mise à jour entre le 1er juin 2024 et la date limite de l’appel de propositions) :

o   Instructions pour les contributions détaillées et le CV commun canadien – FRQS

o   Instructions pour les contributions détaillées et le CV commun canadien – FRQNT

o   Instructions pour les contributions détaillées et le CV commun canadien – FRQSC

  • Formulaire électronique Soutien à l’organisation de congrès internationaux du Palais des congrès de Montréal et du FRQ incluant les documents suivants à joindre dans la section « Autres documents » :

o   Une lettre de présentation d’un maximum de 3 pages contenant toute l’information permettant l’évaluation de la candidature, en fonction des informations détaillées à la section suivante.

o   Une lettre officielle ou un courriel officiel attestant la confirmation de la tenue du congrès au Palais des congrès de Montréal.

o   Une esquisse du programme du congrès. Les esquisses préliminaires sont acceptées. Toutefois, les programmes de congrès passés ne sont pas acceptés.

Détail des informations à inclure dans la lettre de présentation

Objectifs et organisation du congrès :

  • Objectifs visés par le congrès et contexte dans lequel il s’insère.
  • Rôle de la personne qui présente la demande (responsable du comité organisateur, hôte ou co-hôte du congrès, leadership dans l’organisation, etc.).
  • Rôle de la relève professorale dans l’organisation du congrès.
  • Rôle de la relève étudiante dans l’organisation du congrès.

Caractéristiques du congrès :

  • Nombre visé de personnes participantes (incluant les personnes qui donneront une conférence) et pourcentages de celles-ci selon les provenances suivantes : 1) Québec, 2) Canada hors Québec, 3) États-Unis, 4) autres pays.
  • Nom des secteurs couverts par le congrès (Santé, Nature et technologies, Société et culture).
  • Modalités mises en place pour assurer le financement de l’événement, en dehors de l’offre de soutien du FRQ.
  • Intégration d’activités destinées au grand public et présentation de celles-ci.
  • Prise en compte de l’équité, de la diversité et de l’inclusion afin de faciliter la participation des femmes et des groupes sous-représentés (personnes vivant avec un handicap, minorités culturelles, minorités sexuelles, etc.) et d’améliorer leur représentation parmi les personnes qui organisent, présentent et participent au congrès.
  • Actions et gestes concrets en lien avec le développement durable dans le cadre de l’organisation du congrès.

Pour référence : Développement durable – Palais des congrès de Montréal.

  • Explication des retombées intellectuelles potentielles du congrès en termes de réseautage, d’avancement des connaissances, de perspectives de publications, de collaborations, etc.
  • Explication des retombées économiques et sociétales potentielles du congrès.
  • Stratégies de publicité et de mise en valeur du congrès.
  • Couverture médiatique envisagée.

Utilisation des fonds en cas d’octroi du FRQ :

  • Justification de l’utilisation des fonds de 10 000 $ qui seront octroyés à titre de soutien à l’organisation du congrès.
Notes importantes
  • Les lettres d’appui ne sont pas acceptées. De même, tout document joint à la demande et qui n’est pas exigé sera retiré avant l’évaluation de celle-ci.
  • Les profils des membres du comité de programme pouvant être très diversifiés, les personnes candidates sont invitées, dans les documents soumis pour évaluation, à présenter les informations de manière à en faciliter la compréhension.

3. MONTANTS

Montant

10 000 $ offerts conjointement par le Palais des congrès de Montréal et le FRQ.

Trois personnes lauréates seront sélectionnées dans le cadre de ce concours.

Frais indirects de la recherche

Ce concours ne bénéficie pas du montant versé par le FRQ ou par leur partenaire pour couvrir les frais indirects de recherche des établissements.

Notes

En acceptant un octroi dans le cadre de ce programme, la personne titulaire de l’octroi accepte que le partenaire communique avec elle pour des activités en lien avec l’octroi.

4. ÉVALUATION

Tous les critères et sous-critères ci-dessous seront considérés dans l’évaluation des demandes. Aucune pondération particulière n’est accordée à ceux-ci : les membres de comité donnent une appréciation générale des demandes sur 100.

Profil de la personne candidate

  • Expérience de la personne candidate dans l’organisation de congrès ou d’autres types d’événements d’envergure.
  • Qualité des réalisations scientifiques et des activités de recherche, reconnaissance par les pairs et rayonnement (activités de transfert, publications, subventions et prix, etc.).

Organisation et objectifs du congrès

  • Description complète et détaillée des différents éléments inclus dans la lettre de présentation.
  • Clarté de l’information présentée.
  • Démonstration de l’importance du congrès et de la mobilisation des personnes impliquées.

Caractéristiques du congrès (incluant l’esquisse du programme)

  • Description complète et détaillée des différents éléments inclus dans la lettre de présentation.
  • Clarté de l’information présentée.
  • Démonstration du caractère innovant et ambitieux du congrès.

Utilisation des fonds en cas d’octroi du FRQ

  • Démonstration de l’utilité des fonds en lien avec l’organisation du congrès.

Qualité de la présentation de la demande

  • Structuration du texte facilitant un repérage rapide de l’information.
  • Qualité de la langue de rédaction.

Comité

Un comité composé de pairs chercheurs et chercheuses universitaires sera chargé de l’évaluation des demandes reçues. Toutefois, en fonction du nombre de demandes reçues, entre autres, le FRQ se réserve la possibilité de mettre en place une autre formule d’évaluation (p. ex. triage).

Le FRQ ne s’engage pas à remettre un rapport d’évaluation individualisé en lien avec chaque candidature. Toutefois, un rapport global des points forts et points faibles les plus fréquemment soulevés par les membres de comité, parmi toutes les demandes reçues et évaluées, pourrait être transmis aux personnes candidates non retenues pour un financement.

5. ANNONCE DES RÉSULTATS

  • Les résultats de l’évaluation seront communiqués à l’ensemble des personnes candidates au début du mois de novembre 2025.
  • Les personnes lauréates devront respecter un embargo jusqu’à l’annonce publique qui sera faite dans le cadre du forum d’échanges (voir à cet effet la section « Promotion des lauréats et lauréates, et des congrès » ci-dessous).
  • Pour les conditions liées à l’annonce et à l’acceptation des octrois, veuillez vous référer à la section 5 des RGC.

6. PROMOTION DES LAURÉATS ET LAURÉATES, ET DES CONGRÈS

  • Diffusion par le FRQ et le Palais des congrès de Montréal d’un communiqué annonçant les lauréats et lauréates.
  • Diffusion par le FRQ et le Palais des congrès de Montréal d’un résumé présentant le congrès à venir ainsi que ses retombées économiques et intellectuelles potentielles.
  • Inscription du congrès à venir dans le calendrier des événements à la section « Événements » du site Web du FRQ.
  • Annonce du nom des personnes lauréates dans le cadre d’un forum d’échanges organisé conjointement par le FRQ et le Palais des congrès de Montréal, qui se tiendra le 4 décembre 2025 : la présence des personnes lauréates, ou d’une personne les représentant sera requise.

7. PARTENAIRE

Société du Palais des congrès de Montréal

8. Pour nous contacter

Les renseignements collectés via ce module de contact sont obligatoires pour répondre à votre question ou votre demande. Ils seront transmis uniquement à la personne responsable du programme et seront traités conformément à la Politique de confidentialité du FRQ. Pour en savoir plus sur la collecte de renseignements personnels, vous pouvez consulter cette politique.
En tout temps, veuillez ne pas inscrire dans les champs du module de contact de renseignements personnels concernant une autre personne ou de renseignements confidentiels.
Ce champ n’est utilisé qu’à des fins de validation et devrait rester inchangé.