Bourse pour stage hors Québec (2019-2020) (BSHQ), concours mars 2019

1. OBJECTIFS

• Encourager la mobilité nationale et internationale de la relève d’excellence en vue d’élargir son réseau scientifique et d’enrichir son cheminement intellectuel au contact de différentes traditions de recherche.
• Permettre d’ajouter une plus-value à la formation universitaire grâce à la mobilité et à la collaboration hors Québec et internationale.
• Favoriser les échanges scientifiques et l’ouverture à de nouvelles perspectives de recherche.

2. PERSONNES VISÉES - ACCÈS AU FORMULAIRE

Ce programme s’adresse aux personnes bénéficiant d’une bourse à la maîtrise ou au doctorat du FRQSC qui souhaitent faire un stage de courte durée dans un milieu universitaire à l’extérieur du Québec. Si vous répondez aux conditions d’admissibilité et que vous souhaitez déposer une demande, veuillez écrire à bshq.sc@frq.gouv.qc.ca afin d’avoir accès au formulaire.

3. CONDITIONS D'ADMISSIBILITÉ

La personne candidate, qui détient obligatoirement une bourse du FRQSC, doit satisfaire à toutes les conditions d’admissibilité à la date limite du concours.

Le stage doit être d’une durée minimale de deux mois et peut s’étendre jusqu’à six mois maximum. Il est possible de l’effectuer en plusieurs étapes, mais un seul déplacement aller-retour sur le lieu de stage est remboursable.

• Être inscrite à temps plein dans un programme de maîtrise ou de doctorat dans une université québécoise.
• Avoir un lieu de stage situé à l’extérieur du Québec. Dans le cas d’un programme en cotutelle, l’établissement conjoint n’est pas admissible.
• Effectuer le stage sous la supervision à la fois de la personne assurant la direction de recherche à la maîtrise ou au doctorat et d’une personne assurant la supervision scientifique dans le milieu d’accueil.
• Démontrer clairement la nature des activités scientifiques auxquelles le ou la stagiaire participera ainsi que leur valeur ajoutée en termes d’expérience scientifique et de réseautage, en regard du programme d’études.
• Au début du stage, la scolarité obligatoire dans le cadre du programme d’études doit être terminée, et le projet de maîtrise ou de thèse doit avoir reçu l’approbation finale des instances désignées.
• Le stage doit se terminer au plus tard au terme de la neuvième session d’inscription à temps plein à la maîtrise, et de la dix-huitième session d’inscription au doctorat.
• Un stage ne visant que la poursuite de cours ou de séminaires n’est pas admissible.
• Un seul stage peut être financé dans le cadre de ce programme pendant la durée de la bourse de maîtrise ou de doctorat.

4. MILIEUX DE STAGE ADMISSIBLES

Universités, organismes, industries avec département de recherche hors Québec.

5. DATES LIMITES DES CONCOURS

Deux concours sont offerts par année dont les dates limites sont les 5 mars et 5 octobre. Si ces dates se trouvent être un samedi ou un dimanche, la date limite est reportée au premier jour ouvrable suivant.

Selon le concours ciblé, les stages doivent débuter au plus tard :

* Ces dates peuvent être modifiées sans avis préalable. La date officielle de limite du concours est affichée à la section Résumé se trouvant en entête des règles du programme.

6. VALEUR DE LA BOURSE ET FRAIS COUVERTS

La valeur de la BSHQ est estimée en fonction des dépenses admissibles décrites ci‑après. La BSHQ est cumulable avec la bourse de maîtrise ou de doctorat du FRQSC. Elle peut également être complémentaire à d’autres sources de financement du stage, mais elle ne peut servir à couvrir des dépenses imputées à d’autres fonds.

Frais de scolarité

Les frais de scolarité payés à l’établissement d’accueil jusqu’à un maximum de 4 000 $ canadiens peuvent être remboursés. Pour le calcul de cette indemnité, le Fonds tient compte uniquement des frais de scolarité, à l’exclusion des frais d’inscription, de cotisation à des associations étudiantes, etc. Dans tous les cas, des reçus officiels doivent être présentés.

Frais de déplacement

Le coût d’un billet d’avion, de train ou d’autobus aller-retour en classe économique pour se rendre sur le lieu de stage sera remboursé sur présentation d’une copie du billet (électronique ou papier) et de la facture détaillée. Seuls les billets aller-retour présentant une ville de départ identique à la ville de retour seront considérés pour un remboursement intégral. Par ailleurs, une demande de remboursement des frais de déplacement présentant des billets de type aller simple sera payée au montant d’un seul billet soumis, soit celui du plus coûteux. Les coûts du transport pour atteindre ou quitter les gares et les aéroports seront remboursés sur présentation de pièces justificatives.

Si le moyen de transport utilisé est l’automobile, l’indemnité sera de 0,43 $/km, jusqu’à concurrence du prix d’un aller-retour en avion en classe économique. Ces frais seront remboursés sur présentation de deux reçus de postes d’essence, l’un au départ, l’autre à l’arrivée.

Un seul déplacement aller-retour est remboursable même si le stage se fait en plusieurs étapes. Seuls les frais de déplacement pour se rendre sur les lieux du stage et en revenir peuvent être remboursés. Les frais de déplacement sur place ne sont pas remboursables.

Aucune indemnité ne sera versée pour d’autres frais (ex. : frais de voyage du conjoint ou des personnes à charge, frais de déménagement des effets personnels ou frais de transport du matériel de recherche).

Frais de séjour

Une allocation forfaitaire pour les frais de séjour de 1 500 $ par mois, indexée en fonction du coût de la vie dans le lieu de réalisation du stage, sera versée à la réception d’une attestation provenant de la personne assurant la supervision du stage et précisant la date du début et de la fin du stage effectué. En plus de l’indemnité pour les frais de scolarité, le montant maximum remboursable pour l’ensemble des frais de séjour indexés et les frais de déplacement est de 10 000 $ canadiens.

7. PRÉSENTATION DE LA DEMANDE

La demande de bourse pour stage doit contenir les éléments suivants, à transmettre via le Portfolio électronique, dans les sections prévues à cet effet ou dans la section « Autres documents » le cas échéant :

• Un formulaire de demande dûment rempli;
• Une lettre d’appui de la personne qui dirige la maîtrise ou le doctorat;

• Une lettre d’appui de la personne qui assurera la supervision du stage en milieu d’accueil.

La demande d’aide financière doit être rédigée en français ou en anglais.

La demande est évaluée sur sa valeur intrinsèque. Elle doit contenir toute l’information requise pour son évaluation.

Un dossier incomplet, ne présentant pas les documents et renseignements permettant d’en établir l’admissibilité ou d’en faire l’évaluation est déclaré non recevable par le Fonds. Aucun document non exigé ne sera soumis au comité d’évaluation. Les éléments absents du dossier ne seront pas demandés. Aucun document reçu après la date de dépôt des demandes n’est considéré et il n’y a pas de mise à jour des dossiers.

NE PAS OUBLIER DE TRANSMETTRE LA DEMANDE UNE FOIS COMPLÉTÉE.

Il est possible de vérifier en tout temps que le formulaire de demande est bien transmis dans le Portfolio électronique à la section « Mes formulaires ». La mention « Transmis au Fonds » doit y apparaître, et ce, au plus tard à la date et à l’heure de clôture du concours. Ceci atteste de la réception de la demande par le Fonds.

Une fois le formulaire de demande transmis, aucune modification ni retransmission ne peut être effectuée et ce, même si la date de transmission est antérieure à la date de clôture du concours.

Après réception des demandes, le Fonds en vérifie l’admissibilité. Un avis envoyé par courriel, au plus tard au cours du mois suivant la date de clôture du concours, informera du suivi qui est fait du dossier et, s’il y a lieu, de son envoi au comité d’évaluation. Ce dernier a néanmoins le droit de déclarer une demande non admissible s’il juge qu’elle ne rencontre pas les conditions et objectifs du programme.

Les personnes dont le dossier est incomplet ou non admissible seront également informées par courriel de la non-transmission de leur dossier au comité d’évaluation.

Tout le long du processus, les personnes candidates sont invitées à vérifier qu’aucune correspondance en provenance du Fonds ne trouve à se loger dans la section « Indésirables » de leur boîte de réception.

8. ÉVALUATION DE LA DEMANDE

Critères d’évaluation, indicateurs et pondérations 

Projet de stage (50 points)

• Objectifs et pertinence du stage
• Adéquation entre le projet de maîtrise ou de thèse et le projet de stage
• Valeur ajoutée du stage (pour le milieu d’accueil et pour la personne candidate)

Calendrier des réalisations (20 points)

• Pertinence des activités
• Réalisme du calendrier

Milieu d’accueil et d’encadrement (30 points)

• Qualité du milieu d’accueil et de l’encadrement

Il est recommandé de consulter la grille de signification des cotes et des notes  utilisée lors des comités d’évaluation.

Pour être recommandée, une demande doit obtenir une note globale minimale de 70 %.

Processus d’évaluation

Les demandes sont évaluées par des comités d’experts multidisciplinaires, recrutés au Québec et à l’international. Il est donc important de s’assurer que la description du projet est clairement énoncée pour en assurer une évaluation adéquate. Le comité d’évaluation analyse les candidatures présentées sur une base comparative et en fonction des critères d’évaluation en vigueur. Il recommande également la période financée en fonction du calendrier soumis dans la demande en tenant compte des objectifs du stage. Par conséquent, la durée recommandée peut être différente de celle indiquée dans la demande.

Le comité d’évaluation formule des recommandations pour chaque dossier présenté. Le nombre de dossiers recommandés qui feront l’objet d’un financement dépend des fonds disponibles pour ce programme au FRQSC.

9. RÈGLES D'UTILISATION DE LA BOURSE

• La personne titulaire d’une bourse pour stage doit demeurer inscrite à temps plein dans son programme d’études pendant toute la durée du stage.
• Les dates de début et de fin du stage peuvent être modifiées sous condition de l’approbation, par le Fonds, d’une demande de modification documentée et acheminée par courriel à la personne responsable du programme. Le changement proposé doit respecter l’ensemble des règles d’admissibilité et n’induire aucune modification à la nature du stage tel qu’évalué par le Fonds.

10. ANNONCE DES RÉSULTATS

L’annonce des résultats se fait deux mois suivant la date de clôture du concours via le Portfolio électronique des personnes ayant déposé une demande. Les récipiendaires d’une bourse pour stage hors Québec ont la responsabilité de s’informer auprès du consulat ou de l’ambassade du pays d’accueil pour obtenir, s’il y a lieu, un visa de séjour.

11. RÈGLES DE CUMUL

Si une BSHQ est accordée, aucun cumul avec le programme de Soutien aux cotutelles Québec-France ou avec d’autres programmes de mobilité offerts par le gouvernement du Québec et du gouvernement fédéral n’est possible pour la même période. Les récipiendaires du programme de soutien à la mobilité (ministère de l’Éducation et de l’Enseignement supérieur en collaboration avec les universités) ne peuvent réclamer que la différence entre la valeur de la bourse à la mobilité et la valeur du financement obtenu au programme BSHQ.

12. RAPPORT DE STAGE

Toute personne récipiendaire d’une BSHQ s’engage à transmettre au Fonds, au plus tard un mois après la fin du stage, un rapport résumant le déroulement des activités et l’atteinte des objectifs. Ce rapport doit être signé à la fois par la personne assurant la direction de recherche à la maîtrise ou au doctorat, la personne qui assure la supervision dans le milieu de stage et la personne titulaire de la bourse, et soumis dans le Portfolio de cette dernière. Le dernier versement de la bourse est conditionnel à la transmission et à l’approbation de ce rapport par le Fonds.

La personne qui assure la supervision dans le milieu de stage doit remplir la section qui lui est réservée, en faisant état des réussites et/ou des échecs du stage tels que perçus ou évalués par le milieu d’accueil.