Science en exil - volet étudiantes et étudiants

1. Objectif

Les Fonds de recherche du Québec (FRQ) proposent de pérenniser et d’élargir les programmes mis en place après le déclenchement de la guerre en Ukraine en 2022. En effet, les menaces auxquelles sont confrontées les communautés  scientifique et de recherche dans le monde peuvent être de plusieurs natures et d’autres crises surviendront dans le futur. Les FRQ entendent participer aux efforts globaux de solidarité avec les communautés scientifiques affectées par des crises importantes et subites.

Ainsi, le programme vise à faciliter l’accès aux bourses de formation des FRQ pour la population étudiante en provenance d’un pays en proie à une situation de d’urgence. Les soutiens mis en place peuvent aider les étudiantes et les étudiants en exil en fournissant des bourses, ainsi que des possibilités de formation linguistique et de réseautage grâce à la collaboration des établissements d’enseignement supérieur québécois.

Les règles de ce programme peuvent être amenées à évoluer pour mieux répondre aux situations rencontrées au fil du temps.

Qu’est-ce qu’une situation d’urgence?

Pour ce programme nous considérons qu’un pays est en proie à une situation d’urgence lorsqu’il connait une crise présentant les aspects suivants :

• situation qui présente un danger immédiat pour la vie, la santé, l’environnement;
• situation qui occasionne des décès ou des effets grave sur la vie, la santé, l’environnement;
• situation qui présente une probabilité élevée de mise en danger de la vie, la santé, l’environnement;
• situation qui entraîne l’exil ou le déplacement d’une partie de sa population.

Le Haut-Commissariat aux réfugiés des Nations Unies répertorie ici les pays ou région en situation d’urgence dans lesquels il intervient.

Au-delà de cette liste, les FRQ s’appliqueront à prendre en compte les particularités et les enjeux de chaque situation présentée lors de l’étude de la demande.

2. Conditions d'admissibilité

Les établissements d’accueil auront la responsabilité de valider l’admissibilité des personnes à ce programme. Pour être admissible, la personne candidate doit :

• Détenir un passeport du pays d’origine valide à la date de dépôt de la demande;
• Détenir (ou avoir fait la demande pour) un titre de séjour (demande de réfugiés ou visa ou encore toute autorisation de voyage d’urgence émise par Immigration et Citoyenneté Canada permettant d’étudier dans un établissement d’enseignement supérieur);
• Fournir une lettre de justification de la demande qui décrit les raisons pour lesquelles la personne sollicite la bourse  (p. ex. : sans cette bourse, l’avenir professionnel et scientifique de la personne, de même que sa sécurité, pourrait être compromis, raison sécuritaire, impact sur la recherche etc…);
• Ne pas avoir débuté son programme de formation;
• Travailler sur un projet de recherche dans l’un des domaines de recherche couverts par les FRQ;
• Avoir la confirmation que la personne assurant la direction de la recherche ou du stage accepte l’étudiante ou l’étudiant dans son équipe;
• Prévoir une présence physique continue au Québec pendant toute la durée du financement, excluant les périodes de relâche prévues au calendrier scolaire. Les personnes candidates qui poursuivent leur formation en cotutelle sont également soumises à cette règle. Dans leur cas, un séjour d’étude dans le pays visé par la cotutelle n’est pas permis;
• Présenter un dossier complet (voir section 3. Sélection par l’établissement et section 4. Création d’un dossier dans le Porfolio électronique);
• Être sélectionné.e par un établissement d’enseignement québécois.

3. Sélection par l'établissement

Les candidats et les candidates doivent d’abord se trouver une personne acceptant de diriger leur projet de recherche de maîtrise ou de doctorat ou de superviser leur stage postdoctoral.

Cette personne ou l’institution hôtesse doit être en mesure d’assumer le quart du montant total de la bourse, la part payée par les FRQ étant de 75 % (voir section 6. Montant de la bourse).

Elle pourra ensuite transmettre le dossier de la personne candidate aux instances de son établissement d’enseignement supérieur pour que celles-ci confirment son admissibilité (voir section 2. Conditions d’admissibilité) et procède à l’évaluation du dossier. Les documents à fournir pour qu’un dossier soit considéré complet et prêt à l’évaluation seront déterminés par les établissements d’accueil. Cette évaluation est laissée libre aux établissements, qui peuvent par ailleurs s’inspirer des grilles d’évaluation des FRQ pour chacun des niveaux de formation si elles le désirent (voir boîte à outils).

Lorsque l’admissibilité est confirmée par l’établissement, l’établissement prend contact avec la personne responsable dans le fonds concerné (voir la section 9. Personnes contacts) pour demander un accès au formulaire dans le portfolio électronique de l’étudiant.e. L’étudiant.e doit ensuite remplir et transmettre son formulaire dans les 30 jours suivant l’ouverture du formulaire. Une fois le formulaire transmis, l’étudiant.e confirme la transmission à l’adresse courriel suivante : science.exil@frq.gouv.qc.ca

4. Création d'un dossier dans le Portfolio électronique

Sur réception des candidatures choisies par les établissements d’enseignement, les FRQ inviteront les récipiendaires à se créer un dossier dans le système et prendront en charge la gestion des dossiers financés.

Pour créer un dossier dans FRQnet, il est essentiel de créer un compte utilisateur. Lorsque le compte utilisateur sera créé, les personnes candidates pourront trouver le formulaire de demande dans leur Portfolio électronique (version PDF pour information), sous Concours disponibles/Bourses et stages de formation. Les documents qui seront demandés à la personne candidate et à son ou sa supérieur.e pour la constitution du dossier sont listés ci-dessous :

Personne candidate

• Formulaire électronique de demande, dûment rempli;
• À la section Autres documents du formulaire électronique:
  • Copie du passeport;
  • Titre de séjour ou preuve qu’une demande a été faite (courriel, accusé de réception, etc.);
  • Lettre de présentation/motivation, incluant le justificatif demandé à la section 2. Conditions d’admissibilité;
  • Lettre d’engagement de soutien monétaire et matériel à la personne candidate par l’institution (incluant la répartition décrite à la section 6. Montant de la bourse).

Personne assurant la direction ou la supervision de la recherche

• Formulaire électronique de la personne assurant la direction ou la supervision de la recherche.

5. Analyse du dossier par les FRQ

Lorsque la demande électronique leur aura été transmise, les FRQ procéderont à l’analyse du dossier et transmettront la décision de financement dans les plus brefs délais.

6. Montant de la bourse

Vous trouverez ci-dessous le détail des sommes qui doivent être assumées par l’institution ou les personnes assurant la supervision, de même que celles payées par les FRQ.

7. Gestion de la bourse

Les personnes boursières de ce programme sont assujetties aux règles générales communes (RGC), et ce, pour toute la durée du financement.

Situations particulières

• Reports de versement pour congé parental, de maladie ou acquisition d’une expérience pertinente;
• Possibilité d’étudier à temps partiel;
• Gestion des montants restants lors de passages directs ou accélérés;
• Travail rémunéré en dehors du projet de recherche;
• Cumuls de bourse.

Les situations particulières listées ci-dessous doivent être gérées à l’aide des règles des programmes de formation de maîtrise, de doctorat et de postdoctorat de l’année 2023-2024.

Conditions au paiement
Les paiements sont conditionnels à la confirmation d’inscription à temps plein par l’établissement pour les personnes à la maîtrise et au doctorat. Une confirmation est transmise aux FRQ chaque session par les universités. Pour les personnes au postdoctorat les paiements sont conditionnels à la confirmation de présence sur les lieux du stage par le superviseur de stage.
Ils sont également conditionnels à la réception, dans le portfolio électronique, des documents listés ci-dessous:

• Demande de versement faite par le titulaire d’octroi et ce, 3 fois par année pour les versements du 30 mai, du 30 septembre et du 30 janvier pour les titulaires de niveau maîtrise et doctorat et selon le calendrier de versements établi pour les stagiaires postdoctoraux;
• Formulaire de confirmation de supervision;
• Certifications de formation en éthique (niveaux 1 et 3), s’il y a lieu.

8. Rapport final

Un rapport final est exigé après la fin de la session correspondant au dernier versement. La personne titulaire d’un octroi est avisée par courrier électronique de la disponibilité du formulaire à remplir dans son Portfolio électronique. Il est requis de remplir et transmettre ce formulaire en respectant l’échéance mentionnée. L’octroi d’une aide financière ultérieure dans un autre programme des FRQ est conditionnel à la réception de ce rapport.

9. Personnes contacts

Fonds Santé

Nancy Ronco, responsable des programmes de maîtrise et de postdoctorat

Jessica Hervé, responsable du programme de doctorat

Fonds Société et culture

Michelle Chiasson, responsable des programmes de maîtrise et de doctorat

Viviane Asselin, responsable du programme de postdoctorat

Fonds Nature et technologie

Michel Garceau, responsable des programmes de maîtrise, de doctorat et de postdoctorat