Bourses de formation au doctorat - FRQSC

1. Objectifs

Les bourses de formation des Fonds de recherche du Québec ont pour objectifs de :

• Contribuer à assurer la relève étudiante œuvrant dans les divers milieux de la recherche en :
  – Sciences naturelles, des sciences mathématiques et du génie (FRQNT)
  – Santé humaine (FRQS)
  – Sciences humaines et sociales, ainsi qu’en arts et lettres (FRQSC)
• Stimuler l’intérêt de la relève étudiante pour la recherche;
• Soutenir l’excellence en recherche en aidant financièrement les meilleures candidatures à entreprendre ou à poursuivre un programme de doctorat en recherche.

2. Caractéristiques

La valeur annuelle de la bourse de formation au doctorat est de 21 000 $.

Le montant allouable maximum est de 12 versements (12 sessions) totalisant 84 000$.

Supplément pour formation à l’extérieur du Québec Le supplément pour la formation à l’extérieur du Québec a pour objectif d’aider les personnes candidates à entreprendre ou poursuivre un programme d’études supérieures à l’extérieur du Québec.

Ce supplément s’adresse uniquement aux personnes candidates qui ont indiqué un lieu de formation situé hors Québec au moment du dépôt de la demande. Il est attribué par chaque Fonds aux dix candidatures qui ont obtenu le meilleur rang dans l’ensemble des comités d’évaluation. Toute demande indiquant un lieu de formation situé hors Québec est automatiquement considérée. Les programmes en cotutelle ne sont pas admissibles.
La valeur maximale annuelle de ce supplément est de 1 500 $.

3. Admissibilité

Les personnes candidates doivent respecter toutes les conditions d’admissibilité en vigueur au moment de la présentation de la demande selon les règles du programme et les RGC.

3.1 Personnes visées et période d’admissibilité  

Bourse de formation au doctorat 

S’adresse aux personnes candidates qui désirent entreprendre ou poursuivre un programme de 3e cycle universitaire en recherche dans l’un des domaines couverts par les Fonds.

Bourse de formation au doctorat pour réintégration à la recherche  

S’adresse aux personnes candidates qui désirent réintégrer le milieu de la recherche en poursuivant des études ou l’équivalent dans l’un des domaines couverts par les trois Fonds.

Ce programme vise les personnes candidates qui, à la date limite du concours :

• N’ont pas été inscrites dans un programme d’études supérieures depuis au moins cinq ans. Cependant, la personne peut être inscrite à sa première session d’études à la date de présentation de sa demande;
• N’ont pas obtenu de crédits universitaires depuis au moins cinq ans;
• Détiennent un diplôme de 1er ou 2ème cycle depuis cinq ans ou plus.

3.1.1 Période d’admissibilité 

Pour déposer une demande, il faut être inscrit(e) depuis moins de 5 ans, soit moins de 15 sessions à temps complet, au doctorat avant le 1er mai 2023. Les sessions réalisées dans le cadre d’un doctorat professionnel sont exclues de ce calcul ainsi que les doctorats en recherche effectués dans une autre discipline. Une personne candidate qui a obtenu un premier diplôme de doctorat en recherche, mais qui désire en entreprendre un deuxième dans une autre discipline peut déposer une demande au Fonds si ce premier doctorat n’a pas été financé par l’un des Fonds de recherche du Québec via leurs concours de bourses de formation. Le Fonds se réserve le droit de refuser une demande s’il juge qu’il y a trop de similitudes entre les deux programmes de doctorat.

La personne qui fait un passage direct du baccalauréat au doctorat ou celle qui fait un passage accéléré au doctorat sans obtenir de diplôme de maîtrise doit être inscrite depuis moins de 6 ans, soit moins de 18 sessions à temps complet, au programme de doctorat avant le 1er mai 2023. Elle doit toutefois présenter initialement une demande au concours de bourse de formation à la maîtrise si elle y est admissible.

La personne candidate est admissible à une bourse de formation au doctorat d’une durée maximum de 12 sessions.  Les sessions déjà effectuées dans un programme de doctorat (ou l’équivalent) au moment de la prise d’effet de la bourse sont soustraites du nombre maximal des sessions admissibles.

Les sessions sans inscription ou effectuées à temps partiel dans le calcul de la période d’admissibilité sont prises en compte par le Fonds. La personne candidate doit vérifier son admissibilité au concours en consultant le Tableau des équivalences pour les sessions effectuées à temps partiel.

Le Fonds prend également en compte le nombre de sessions au cours desquelles la personne candidate a été soutenue financièrement par tout organisme subventionnaire du gouvernement fédéral et provincial québécois reconnu (CRSNG, IRSC, CRSH, les Fonds de recherche du Québec, CORPAQ), afin que le soutien financier total reçu n’excède pas 12 sessions. Une personne candidate ne peut soumettre simultanément une demande pour une bourse de formation au doctorat en réintégration à la recherche et une demande pour une bourse de formation au doctorat.

N’est pas admissible, la personne candidate qui demande une bourse pour effectuer des études préparatoires.

Une personne candidate peut soumettre simultanément une demande pour une bourse de formation à la maîtrise et de doctorat si, pendant la période permise pour débuter l’utilisation de la bourse (section 8), la période d’admissibilité à une bourse de formation à la maîtrise prend fin tandis que la période d’admissibilité à une bourse de formation au doctorat débute.

3.1.2 Mesures d’exception 
Le Fonds se réserve le droit de refuser toute demande d’application des mesures d’exception insuffisamment justifiée.

Les règles relatives à la période d’admissibilité aux bourses de formation laissent place à des mesures d’exception dans des circonstances hors de contrôle de la personne candidate, notamment dans le cas de maladie grave, d’obligations familiales majeures ou en situation de handicap.

• Obligations familiales majeures ou maladie grave: la personne candidate ayant suspendu ou retardé ses études en raison d’un congé parental, pour de graves raisons de santé ou des obligations familiales majeures peut demander une prolongation de sa période d’admissibilité pour une période maximale de 12 mois. Le Fonds détermine la prolongation à accorder, en fonction des pièces justificatives fournies avec la demande.
• Handicap : au sens de la Loi assurant l’exercice des droits des personnes handicapées en vue de leur intégration scolaire, professionnelle et sociale (RLRQ, c. E-20.1) et réservée aux personnes répondant à la définition de « personne handicapée » contenue dans cette Loi, les règles relatives à la période d’admissibilité ne s’appliquent pas. La durée maximale de la bourse demeure de 12 sessions au doctorat. Les pièces justificatives doivent alors être transmises avec la demande.

3.2 Conditions de citoyenneté et domicile 

Pour plus de détails, la personne candidate est invitée à consulter la section 2.1 des RGC.
Pour être admissible à une bourse de formation au doctorat, il faut:

• Posséder une carte de la Régie de l’assurance maladie du Québec (RAMQ) valide à la date limite du concours ou une preuve attestant qu’une carte a été demandée à la RAMQ et que sa validité couvrira la date limite du concours. Seule la carte de la RAMQ est acceptée. La carte de la RAMQ est émise par le gouvernement du Québec et permet de bénéficier des services couverts par le régime d’assurance maladie du Québec.

OU

• Avoir été inscrit.e dans une université québécoise pendant au moins 2 sessions à temps plein (ou équivalent) parmi les 3 sessions précédant la date limite du concours. La session d’automne dans laquelle s’inscrit la date de tombée du présent concours n’est pas prise en compte.

Une personne candidate peut effectuer sa formation hors Québec, uniquement si elle :

• Possède une carte de la RAMQ valide ou une preuve d’admissibilité à la RAMQ

ET

• A la citoyenneté canadienne

Les personnes candidates ne répondant pas aux conditions mentionnées ci-dessus doivent effectuer leur formation au Québec et soumettre au Fonds un projet ne prévoyant pas de terrain hors du Québec. Une présence physique continue au Québec est alors exigée pendant toute la durée du financement, excluant les périodes de relâche prévues au calendrier universitaire. Les personnes candidates qui poursuivent leur formation en cotutelle sont également soumises à cette règle. Dans leur cas, un séjour d’étude dans le pays visé par la cotutelle n’est pas permis.
Les personnes candidates n’étant pas admissibles à une formation hors Québec lors du dépôt de la demande ne pourront y prétendre en cours d’octroi, et ce même si leurs conditions de citoyenneté et de domicile changent.

3.3 Restrictions 
Les personnes inscrites à certains programmes de psychologie ne sont pas admissibles (consulter le document  Admissibilité des programmes en psychologie aux bourses de formation du FRQSC pour vérifier l’admissibilité de votre programme).

4. Demande

Le formulaire électronique de demande 2023-2024 est rendu disponible dans le site Web de chaque Fonds au moins un mois avant la date limite du concours et doit être transmis par voie électronique au plus tard à la date et heure limite du concours du Fonds.

La demande de financement est rédigée de préférence en français, mais elle peut l’être également en anglais. Toutefois, le titre ainsi que le résumé du projet doit doivent obligatoirement être rédigés en français.

Consultez les Normes de présentation des fichiers joints dans le Portfolio électronique FRQnet pour les fichiers à joindre au formulaire.

4.1 Choix du comité d’évaluation  

La personne candidate est responsable de son choix de comité d’évaluation. Aucun changement ne pourra être fait après la date et l’heure limites du concours. Ce choix doit être effectué en fonction de l’objet de recherche, du domaine et du programme de formation.

4.2 Documents requis  

Tous les documents requis doivent être inclus dans la demande pour que celle-ci soit jugée admissible. Les documents illisibles, de faible résolution ou ne permettant pas d’effectuer l’admissibilité de la demande seront rejetés.

Tout document officiel soumis dans une autre langue que le français ou l’anglais doit être accompagné d’une traduction professionnelle certifiée conforme à l’original. Tout autre document soumis dans une autre langue que le français ou l’anglais doit être accompagné d’une simple traduction.

Relevés de notes 
Tout relevé de notes manquant, incomplet, non officiel, ne présentant pas de mention de conformité ou n’étant pas à jour rend la demande non admissible.

Une copie de tous les relevés de notes est requise, et ce, pour toutes les études universitaires suivies par les personnes candidates, qu’elles soient complétées ou non. Cela inclut les relevés de notes obtenus dans le cadre de programmes d’échange ou de cours (équivalences), le cas échéant.

Pour un programme d’études en cours, le relevé de notes doit inclure la dernière session complétée avant la date limite du concours, incluant la session d’été, le cas échéant.

Les éléments qui rendent un relevé de notes officiel peuvent différer d’un établissement universitaire à l’autre. Néanmoins, chaque relevé de notes doit, pour être jugé officiel par le Fonds :

• Être délivré par l’établissement universitaire concerné;

ET

• Présenter les éléments indiquant qu’il s’agit d’un relevé de notes officiel pour cet établissement universitaire. Il peut s’agir de la présence du sceau de l’établissement universitaire OU/ET de la signature du registraire, OU/ET d’une mention « Relevé de notes officiel », etc.

TOUTE MENTION EN FILIGRANE ne rend pas un relevé de notes non officiel pour autant que les exigences précisées ci-dessus sont respectées.

En cas de doute sur l’authenticité d’un relevé de notes, le Fonds se réserve le droit de procéder à une vérification auprès de la personne candidate et éventuellement auprès de l’établissement concerné.

Un relevé de notes remis sous enveloppe scellée par le bureau du registraire peut être ouvert et son contenu numérisé.

Autres documents à joindre, le cas échéant, dans le fichier avec les relevés de notes : 

• Document expliquant le système de notation en vigueur, dans le cas de relevés de notes obtenus en dehors de l’Amérique du Nord. La lettre jointe au dossier doit expliciter très clairement le système de notation utilisé, pour permettre une bonne compréhension des relevés de notes;
• Lettre explicative* de l’établissement (bureau du registraire ou instance administrative équivalente) si aucun relevé de notes n’est émis. La lettre jointe au dossier doit préciser les raisons pour lesquelles ces relevés sont manquants;
• Si aucun relevé de notes n’est émis, mais que la personne candidate n’est pas en mesure d’obtenir une lettre de l’université, une lettre explicative* de la personne candidate, endossée par le directeur ou la directrice du département du milieu d’accueil, justifiant l’absence de relevés de notes.

* Le Fonds se réserve le droit de vérifier la recevabilité des raisons avancées.

Carte RAMQ (selon les cas) 

Cas 1 : La personne candidate qui n’a pas été inscrite au moins à deux sessions à temps plein dans une université québécoise lors des trois sessions précédant la date limite du concours.

Cas 2 : La personne candidate qui détient la citoyenneté canadienne et qui désire utiliser ou éventuellement utiliser une bourse de formation pour faire des études hors Québec.

Les cas 1 et 2 doivent fournir :

• Une photocopie de sa carte d’assurance maladie du Québec (RAMQ) valide à la date limite du concours;

OU

• Tout document officiel de la Régie de l’assurance maladie permettant d’établir le statut de résident du Québec au sens de la Loi sur l’assurance maladie du Québec.

OU

•  Si ce document n’est pas disponible, une preuve attestant qu’une carte a été demandée à la RAMQ et que sa validité couvrira la date limite du concours;

Cas 3 : La personne candidate qui n’a pas de carte RAMQ ET qui a été inscrite au moins à deux sessions à temps plein dans une université québécoise lors des trois sessions précédant la date limite du concours doit fournir :

• Une attestation du bureau du registraire identifiant les sessions effectuées à temps plein si celles-ci ne figurent pas sur le relevé de notes.

Accusé de réception des éditeurs  

• Les accusés de réception de l’éditeur pour tous les articles soumis et les notifications de l’éditeur pour les articles acceptés pour publication (les accusés de réception pour les articles déjà publiés ne sont pas transmis au comité).

Documents additionnels 

Personne candidate qui a effectué une ou des sessions à temps partiel depuis la date de première inscription aux cycles supérieurs ou celle dont le relevé de notes ne comporte pas toutes les sessions avec inscription:

• Une attestation du bureau du registraire indiquant l’historique des sessions.

Personne candidate qui veut se prévaloir des mesures d’exception :

• Document officiel attestant de la durée du congé parental, du congé de maladie, comme un certificat médical ou une copie du certificat de naissance.
• Dans le cas d’une obligation familiale majeure ou d’une personne en situation de handicap, fournir les documents attestant de la situation.

Aucune annexe ou autre document que ceux exigés ne sont transmis au comité d’évaluation. Aucune mise à jour du dossier n’est permise après la date et heure limites du concours.

Avis

Un accusé de réception vous sera transmis par courriel au plus tard en décembre. La personne qui n’a pas reçu cet accusé de réception doit s’adresser à la personne responsable du programme avant la fin décembre.

ATTENTION : tout changement anticipé de lieu de formation, de direction de recherche, de projet, de programme de formation, etc. entre la transmission de la demande et l’annonce d’octroi, le cas échéant, doit être signalé au Fonds. Après analyse, celui-ci pourrait rendre la demande non admissible. Dans tous les cas, aucun document ne peut être ajouté au dossier en lien avec ce changement.

5. Évaluation

Pour en savoir plus sur les règles concernant le processus d’évaluation des bourses, consulter la section 4 des RGC.
Les demandes sont évaluées selon les critères d’évaluation et la pondération suivante :

6. Politique de diffusion en libre accès

Les publications examinées par les pairs qui découleront des travaux de recherche rendus possibles par cet octroi devront être diffusées en libre accès immédiat (sans embargo), sous licence ouverte, conformément à la Politique de diffusion en libre accès des FRQ (révisée en 2022).

La thèse de doctorat qui découlera de cet octroi devra être rendu(e) disponible en libre accès, sans embargo, dans un dépôt institutionnel ou disciplinaire, conformément à la Politique de diffusion en libre accès (révisée en 2022).

7. Partenariat

Le Fonds peut offrir ses bourses de formation avec un partenaire. Comme pour toutes les bourses offertes par le Fonds, cette offre de bourses repose sur une sélection au mérite, à la suite de l’évaluation scientifique par comité de pairs.

La sélection des personnes candidates admissibles à ces bourses comporte trois étapes :

• La personne candidate sélectionne, dans la section Partenariats du formulaire de demande, un ou plusieurs partenaires dont les domaines de recherche correspondent à sa thématique de recherche.
• Le Fonds transmet aux partenaires la liste des personnes candidates ayant manifesté leur intérêt et les informations permettant d’évaluer la pertinence des demandes en fonction de leurs priorités stratégiques et de recherche.
• Après évaluation des candidatures, suivant l’évaluation décrite à la section 5 des présentes règles, celles ayant obtenu une cote d’excellence scientifique permettant un financement par le Fonds et jugées pertinentes par les partenaires concernés pourront recevoir une offre de financement en partenariat.

En choisissant d’être considérée pour une bourse de formation avec un partenaire et en obtenant ce type d’octroi, la personne candidate accepte que le partenaire communique avec elle pour des activités en lien avec son projet de recherche.

Partenaire :  

8. Règles d'utilisation de la bourse

Pour conserver une bourse ou un supplément de bourse, les conditions de base suivantes doivent être maintenues par la personne titulaire d’un octroi durant toute la durée du financement :

• Respecter les conditions liées à la citoyenneté et au domicile.
• Être inscrite à temps plein dans le programme de formation pour lequel la bourse est versée (sous réserve des exceptions permises dans la présente section).
• Respecter les règles de cumul permis.
• Respecter les règles relatives aux emplois et aux stages.

De plus, toutes les autres conditions indiquées dans les règles de programme et les RGC applicables doivent être maintenues.

La personne titulaire d’un octroi qui est inscrite à un programme hors Québec (lorsque l’octroi le permet) doit demander une preuve d’inscription officielle de son université au début de chaque session et la transmettre au Fonds. Pour celle inscrite dans une université québécoise, l’attestation d’inscription est transmise directement au Fonds par l’établissement.

Toute personne titulaire d’un octroi a l’obligation d’aviser le Fonds dès que l’une de ces conditions n’est plus remplie et lors de tout changement à sa situation susceptible d’affecter le respect des conditions d’octroi. Leur non-respect (ou l’omission de nous informer d’un tel changement) pourrait se traduire par une annulation de la bourse et/ou demande de remboursement complet des sommes reçues.

8.1. Prise d’effet de la bourse  

Les versements peuvent débuter lors de l’une des trois sessions suivant l’acceptation de l’octroi par son titulaire.

La prise d’effet de la bourse réfère à la session au cours de laquelle le premier versement peut être réclamé (voir 8.10.2 pour complément d’information).

• Pour les personnes dont le programme de formation n’a pas débuté à l’émission de la lettre d’octroi, le premier versement pourra être fait à compter du : 
  30 mai suivant l’octroi (session d’été)
  30 septembre suivant l’octroi (session d’automne)
  30 janvier suivant l’octroi (session d’hiver)
• Pour les personnes dont le programme de formation est en cours à l’émission de la lettre d’octroi, le premier versement sera fait à compter du : 
  30 mai suivant l’octroi (session d’été)

8.2 Versements et gestion 
Les versements sont conditionnels au respect des conditions de base et à la réception, dans le Portfolio électronique FRQnet, de tous les documents exigés.  

8.2.1 Annulation d’un versement ou de la bourse 

Le Fonds annule un versement, après préavis, s’il n’est ni réclamé ni reporté ou lorsque les documents requis ne sont pas reçus dans les deux mois suivants le début de la session.

Le Fonds met fin à la bourse après préavis lorsque la personne titulaire de l’octroi ne porte aucune action dans son Portfolio électronique FRQnet pendant deux sessions consécutives.

Le Fonds met aussi fin à la bourse après préavis si deux versements consécutifs doivent être annulés en raison du non-respect des conditions de base ou de documents requis manquants à l’issue du délai de deux mois suivant le début des sessions concernées.

De plus, les FRQ se réservent le droit d’annuler un ou des versements ou la bourse conformément à la Politique sur la conduite responsable en recherche.

Une offre d’octroi refusée par la personne candidate ne peut être réactivée.

8.2.2 Rapport 
Un rapport final, selon le format fixé par les FRQ, est exigé après la fin de la session correspondant au dernier versement.

8.3 Mesures d’exception pour inscription à temps partiel 

Dans tous les cas qui suivent, le Fonds se réserve le droit de rejeter une demande insuffisamment justifiée.

Les études à temps partiel sont permises uniquement pour les cas mentionnés ci-dessous :

8.3.1 Proche aidance, parentalité ou condition médicale 
Cette mesure s’adresse uniquement à la personne titulaire d’un octroi qui agit à titre de proche aidant ou proche aidante pour un membre de sa famille proche, qui est la personne principale fournisseuse de soins d’un enfant en bas âge (5 ans et moins), ou qui a une condition médicale l’empêchant d’être aux études à temps plein (dans le cas d’un handicap, consulter la section (8.3.2). Pendant les sessions d’études à temps partiel, la personne titulaire d’un octroi pourra recevoir 50 % de la valeur des versements de sa bourse.

La personne titulaire d’un octroi souhaitant se prévaloir de cette mesure devra remplir son Portfolio électronique FRQnet et joindre les documents suivants :

• Attestation d’études à temps partiel de l’université
• Copie d’un certificat médical (proche aidant ou proche aidante, condition médicale) ou de l’acte de naissance ou d’adoption d’un enfant (parent)
  Un cumul avec les prestations du régime d’assurance parentale est possible, le cas échéant.

8.3.2 Handicap 
Une personne en situation de handicap ne pouvant poursuivre son programme de formation à temps plein peut se prévaloir de la possibilité d’être inscrite à temps partiel et bénéficier des versements entiers de la bourse lorsque son université autorise ce temps partiel et sur présentation d’un certificat médical ou tout autre document officiel pouvant justifier la situation. Cette mesure d’exception est en conformité avec la Loi assurant l’exercice des droits des personnes handicapées en vue de leur intégration scolaire, professionnelle et sociale (RLRQ, c. E-20.1) et est réservée aux personnes répondant à la définition de « personne handicapée » contenue dans cette Loi.
La personne titulaire d’un octroi devra remplir son Portfolio électronique FRQnet et joindre les documents suivants :

• Attestation d’études à temps partiel de l’université
• Certificat médical attestant de la condition

8.4 Cumul de bourses 
Le tableau suivant présente les cumuls permis, les cumuls partiels et les cumuls interdits.

9. Prise d'effet

Les présentes règles s’appliquent à l’exercice financier 2023-2024.