Programme NOVA- FRQNT-CRSNG pour chercheurs et chercheuses en début de carrière (PILOTE)

1. Objectifs

En partenariat avec le CRSNG, le programme NOVA a pour objectif principal de soutenir des projets de recherche dirigés par des chercheurs ou chercheuses en début de carrière du Québec en collaboration avec des chercheurs ou chercheuses des autres provinces canadiennes et territoires. Ces projets doivent s’inscrire dans les domaines des sciences naturelles, mathématiques et génie (SNG).

Le programme NOVA a pour objectifs spécifiques de:

• Augmenter et stimuler la capacité de collaborations en recherche des chercheurs et chercheuses québécois en début de carrière avec d’autres chercheurs ou chercheuses des autres provinces canadiennes et territoires;
• Renforcer la compétitivité des chercheurs et chercheuses du Québec et des autres provinces canadiennes et territoires à l’international;
• Générer de nouvelles connaissances ou applications des connaissances susceptibles d’engendrer des retombées sociales, environnementales, technologiques, économiques ou d’avoir une incidence sur la politique publique du Québec et/ou de l’ensemble du Canada, et ce, sur des enjeux importants pour la communauté;
• Créer un plan de mobilisation des connaissances des résultats tant au Québec que pour l’ensemble du Canada.

2. Conditions d'admissibilité

L’admissibilité du projet et de l’équipe de recherche doit être maintenue pendant toute la durée de la subvention. Le chercheur principal ou la chercheuse principale du projet a la responsabilité de s’informer suffisamment en avance de la recevabilité de sa demande. Tous les membres de l’équipe de recherche et leurs établissements postsecondaires impliqués dans les projets doivent respecter les conditions d’admissibilité en vigueur au moment de la présentation de la demande, les règles du programme, ainsi que les RGC, de même que les règles d’admissibilité du CRSNG, et ce, pendant toute la période couverte par la subvention. L’admissibilité du dossier est déterminée conjointement par le FRQNT et le CRSNG sur la base des informations et des documents reçus à la date et heure limite du concours (voir sections 3 et 4).

Tout projet, équipe de recherche ou personne qui ne remplit pas les conditions d’admissibilité énoncées ci-dessous n’est pas admissible.

2.1 Identification du chercheur principal ou de la chercheuse principale

Le chercheur principal ou la chercheuse principale de la demande est :

• Une chercheuse ou un chercheur dans une université du Québec ET
• Être de statut 1 selon la définition i) seulement, tel que défini dans les RGC des FRQ ET
• Détenir un premier poste en carrière dans une université depuis le 01 janvier 2016*, ET
• Être à l’emploi d’un établissement gestionnaire reconnu par les FRQ pour gérer du financement.

* Un poste en carrière qui a permis de superviser des étudiantes ou des étudiants et d’effectuer de la recherche. Les postes similaires occupés hors Québec doivent être comptabilisés dans cette période d’admissibilité (soit depuis le 01 janvier 2016). Tout poste occupé avant le 01 janvier 2016 rend la personne non admissible.

3. Constitution de la demande de financement et pièces requises

Tous les documents joints et sections du formulaire électronique, incluant les contributions détaillées du CV doivent satisfaire aux exigences présentées dans le document Normes de présentation des demandes – FRQNT disponible dans la section Boîte à outils du programme. Le non-respect de ces exigences pourra entrainer la NON-ADMISSIBILITÉ de la demande.

Une mise à jour du profil tenant compte du formulaire d’auto-identification du chercheur ou de la chercheuse principale ainsi que tous les cochercheurs et cochercheuses (Québec, provinces canadiennes et territoires) devra être complétée via le portail FRQnet. Concernant le CRSNG, seuls les nouveaux utilisateurs du système en ligne (n’ayant pas encore de NIP au CRSNG) devront s’inscrire au système en ligne et compléter les questions d’authentification qui s’y rattachent.

La description du projet de recherche, incluant la liste des références, les tableaux et les figures, consiste en un document pré-formaté (gabarit) d’un maximum de 12 pages qui explique en détail : l’équipe de recherche, la pertinence et les résultats pour le Québec et l’ensemble du Canada, la qualité de la proposition et la formation. (Voir la section 5.2). La description du projet de recherche devra être insérée dans le gabarit de la proposition.

Les pièces requises sont les suivantes:

• Formulaire de demande électronique incluant les onglets:
  • Équité, diversité et inclusion : description des actions et pratiques concrètes mises en place dans le plan de formation (maximum 1 page-Gabarit EDI à compléter)
  • Description du projet : description en lien avec les 5 critères d’évaluation (12 pages maximum incluant la liste des références, les tableaux et les figures)
  • Dégagement – collèges pour le Québec : identification des membres de l’équipe visés et justification du dégagement de la tâche d’enseignement (1 page)
  • Budget : Joindre en un fichier PDF une justification des dépenses prévues et de l’équipement demandé pour le FRQNT (3 pages) ainsi que la justification des dépenses prévues pour le CRSNG (2 pages)
  • Autres documents :
    1. Une lettre de l’établissement universitaire ou collégial pour une chercheuse ou un chercheur du Québec à la retraite, le cas échéant;
    2. Une lettre de l’établissement universitaire pour une chercheuse ou un chercheur principal ainsi que les cochercheurs ou cochercheuses du Québec sous octroi, le cas échéant;
    3. Demande d’équipement au FRQNT: deux soumissions de fournisseurs si le coût unitaire est supérieur à 25 000 $ (toutes taxes incluses);
    4. Les CV communs canadiens de tous les cochercheurs et cochercheuses provenant des provinces canadiennes et territoires ainsi que leurs contributions détaillées des 5 dernières années (à partir du 01 janvier 2016) et mis à jour depuis juin 2020, au format CRSNG (Formulaire 100A).
• Le CV commun canadien du chercheur ou de la chercheuse principale ainsi que ses contributions détaillées des 5 dernières années (à partir du 01 janvier 2016) au format FRQNT et mis à jour depuis juin 2020;
• Le CV commun canadien des cochercheurs et cochercheuses du Québec ainsi que leurs contributions détaillées des 5 dernières années (à partir du 01 janvier 2016) au format FRQNT et mis à jour depuis juin 2020;

Les documents à joindre à la section Autres documents du formulaire :

A. Chercheur ou chercheuse du Québec à la retraite

La lettre de l’établissement universitaire ou collégial, s’il y a lieu, attestant que le chercheur ou la chercheuse à la retraite bénéficie pour la durée de la subvention d’un local et du soutien logistique nécessaire à la réalisation de ses activités de recherche, et qu’il ou elle continue à former des étudiants et des étudiantes et à préparer une relève dans son domaine. L’université ou le collège doit également attester qu’elle assumera, au plan de la gestion et de l’administration des crédits, les mêmes responsabilités qu’elle remplit présentement suite au financement.

B. Chercheur ou chercheuse du Québec sous octroi

Les chercheurs ou chercheuses principales ainsi que les cochercheurs ou cochercheuses qui répondent au statut 1 des RGC (Section Statuts et rôles), mais occupent au sein de leur université un poste ne menant pas à la permanence doivent fournir une lettre de leur établissement universitaire indiquant qu’ils ou elles conserveront ce statut tout le long de la durée de la subvention. Une lettre trop peu documentée pourrait entrainer la non-admissibilité de la personne sous octroi.

C. Demande d’équipement au FRQNT

Deux soumissions de fournisseurs s’il y a lieu, pour tout équipement dont le coût unitaire est supérieur à 25 000 $ (toutes taxes incluses). Exceptionnellement, une seule soumission peut être transmise pour autant qu’elle soit pleinement justifiée par écrit.

4. Procédure de dépôt de la demande de financement

L’avis d’intention (pré-demande; obligatoire) et la demande de financement doivent être complétés en utilisant les formulaires disponibles dans le Portfolio FRQnet des chercheurs et des chercheuses principales. L’avis d’intention (pré-demande) est une inscription et aucune admissibilité ne sera effectuée à cette étape. Pour la demande de financement, le formulaire dûment complété, toutes les pièces requises ainsi que les CV communs canadiens et les contributions détaillées des cochercheurs et cochercheuses du Québec doivent être transmis en même temps que le formulaire.

L’avis d’intention (pré-demande) est obligatoire, mais l’établissement n’a pas à l’approuver dans le système FRQnet. IMPORTANT : Seules les personnes candidates ayant transmis un avis d’intention (pré-demande) auront accès au formulaire de demande de financement. La demande de financement complète, quant à elle, devra préalablement être approuvée par l’établissement via FRQnet avant que celle-ci ne soit transmise au FRQNT. Il est donc très probable qu’une date limite interne antérieure à celle du dépôt de la demande au Fonds ait été établie par l’établissement. Il est important de considérer cet aspect autant pour les cochercheuses et cochercheuses du Québec que pour ceux et celles des autres provinces canadiennes et territoires afin de transmettre au Fonds les documents dans les délais requis.

La date et l’heure limite de transmission au Fonds de:

• Avis d’intention (pré-demande; obligatoire): 18 août 2021 à 16h
• Demande de financement (ainsi que tous les documents requis): 22 septembre 2021 à 16h
  

Les éléments absents du dossier ne seront pas demandés aux requérants ou aux requérantes. Toutes les pièces reçues après la date et heure limite de transmission des demandes ne seront pas considérées et il n’y aura pas de mise à jour des dossiers. Toute page excédentaire sera retirée du dossier. Ces règles seront strictement appliquées.

Un dossier ne présentant pas les renseignements permettant d’en établir l’admissibilité ou d’en faire l’évaluation sera déclaré non-admissible par le FRQNT et le CRSNG.

Un dossier incomplet sera déclaré non-admissible par le FRQNT et le CRSNG. Le chercheur ou la chercheuse principale doit donc s’assurer que son dossier est complet et qu’il comporte tous les éléments énoncés dans la liste de vérification, incluant toutes les pièces justificatives visant les personnes de son équipe, avant de le transmettre au FRQNT.

5. Évaluation des demandes

5.1 Procédure d’évaluation

Les demandes de financement admissibles sont préalablement réparties par la personne responsable de programme au FRQNT et le conseil scientifique du Fonds en fonction de leurs domaines et sujets de recherche.

L’évaluation des demandes est effectuée par des comités d’évaluation multidisciplinaires (CEM), ainsi que par des experts ou des expertes externes. Tous sont choisis parmi les pairs au niveau national et international, du milieu industriel ou socioéconomique. Le CEM est animé par la personne responsable du programme. Un observateur ou une observatrice du CRSNG est également présent.

Évaluation par les comités d’évaluation multidisciplinaires

Les comités d’évaluation multidisciplinaires (CEM) évaluent les demandes selon les règles ainsi que les critères d’évaluation en vigueur dans le programme, en tenant compte des évaluations réalisées par des experts ou expertes externes du domaine. Les CEM analysent et classent au mérite l’ensemble des demandes, en identifiant celles qui peuvent faire l’objet d’une recommandation de financement. De plus, les CEM sont également invités à se prononcer sur le montant à accorder en équipement, s’il y a lieu.

La personne responsable du programme au Fonds doit veiller à ce que les comités ainsi que les experts et les expertes externes consultés respectent les critères et les procédures d’évaluation en vigueur ainsi que les règles d’éthique en usage.

5.2 Critères d’évaluation

Critère 1: Équipe de recherche (25 points)

• Mesure dans laquelle la collaboration réunit les meilleures expertises au Québec et de l’ensemble du Canada pour atteindre les objectifs visés;
• Complémentarité des expertises requises pour la réalisation du projet de recherche;
• Pertinence et qualité de l’équipe pour obtenir les résultats escomptés;
• Mise à contribution des collaborateurs ou collaboratrices, s’il y a lieu.

Critère 2 : Pertinence et résultats pour le Québec et l’ensemble Canadien (20 points)

• Importance des résultats escomptés et des retombées sociales, environnementales, culturelles, technologiques, économiques, ou autres;
• Possibilité de produire de nouvelles connaissances scientifiques;
• Mesure dans laquelle la stratégie choisie pour appliquer les résultats de la recherche permettra d’obtenir les résultats escomptés.

Critère 3 : Qualité de la proposition (30 points)

• Caractère novateur par rapport à l’état de l’art;
• Clarté des objectifs et des livrables; pertinence de l’envergure des activités envisagées par rapport aux résultats escomptés; justification des dépenses prévues;
• Pertinence des indicateurs et des méthodes prévues pour suivre les progrès tout au long du projet et pour évaluer les résultats à la fin du projet;

Critère 4 : Formation (20 points)

• Richesse des expériences d’apprentissage offertes aux étudiants et aux étudiantes du 1er, du 2e et du 3e cycle et aux postdoctorants et postdoctorantes permettant de développer leurs compétences au niveau interdisciplinaire et professionnel (p. ex., leadership, communication, collaboration, entrepreneuriat) et en recherche;
• Expérience des membres du projet dans l’encadrement d’étudiants et d’étudiantes;
• Capacité d’intégration de la main-d’œuvre hautement qualifiée au marché du travail;

Critère 5 : Principes d’équité, diversité et inclusion (5 points)

• Prise en compte des questions d’EDI dans le plan de formation (recrutement, encadrement, etc.);
• Mise en place d’actions et de pratiques concrètes pour intégrer de manière proactive les principes d’EDI dans la composition de l’équipe;
• Prise en compte des principes d’ÉDI dans le cadre de la conception et la réalisation du projet, s’il y a lieu;

6. Description et nature du financement

Le montant maximal de la subvention est de 75 000 $ par année pour une durée maximale de trois ans et la subvention n’est pas renouvelable. Ce montant est réparti comme suit :

• CRSNG: maximum 45 000 $
• FRQNT: maximum 30 000 $

Le financement accordé vise principalement à soutenir la réalisation du projet de recherche. Seules les dépenses admissibles qui sont en lien direct avec les activités de recherche proposées dans le cadre du projet seront acceptées. Celles-ci doivent être rigoureusement justifiées dans la demande. Toute dépense non justifiée peut être retirée du budget lors de l’évaluation des dossiers.

Les frais indirects de la recherche (FIR) de 27 % sont versés à l’établissement du chercheur principal ou de la chercheuse principale sur la portion financière du FRQNT et s’ajoutent au montant de la subvention pour les établissements universitaires (voir section 8.2 des RGC)

Un montant additionnel de 50 000 $ provenant du FRQNT est disponible pour le chercheur ou la chercheuse principale pour l’achat d’équipements scientifiques.

Sauf pour le cas spécifique des cochercheurs et des cochercheuses de collèges et conformément aux conditions énoncées en 6.1, les octrois des Fonds ne doivent pas servir à verser de salaires ni de suppléments de salaires aux cochercheurs et cochercheuses et aux personnes dont le traitement est imputé au budget régulier d’un établissement subventionné par le gouvernement comme une université, un ministère ou ses établissements ou tout autre organisme gouvernemental. Consultez les RGC pour plus de détails.

6.1 Dépenses admissibles

Dans le cadre de ce programme, le chercheur ou la chercheuse principale recevra deux octrois, soit un pour la portion financière du CRSNG et un autre pour la portion financière du FRQNT.

Les dépenses admissibles dans ce programme pour la portion financière du FRQNT sont celles détaillées à la section 8 des RGC, à l’exception des dépenses concernées par l’article 8.7 de ces RGC. Les dépenses admissibles dans ce programme pour la portion financière du CRSNG doivent être conformes au Guide d’administration financière des trois organismes fédéraux.

Les coûts de la recherche associés aux travaux non couverts par les domaines SNG ne peuvent représenter plus de 30 % de la portion financière du CRSNG et doivent être clairement indiqués dans la justification du budget du projet.

Modalités pour le soutien salarial aux chercheurs et chercheuses de collège québécois de statut 3 des CCTT et admissibles n’ayant pas de tâche d’enseignement

Un montant de la subvention accordée par le FRQNT peut servir pour du soutien salarial aux chercheurs et chercheuses de collège québécois membres de l’équipe et n’ayant pas de tâche d’enseignement. Ce montant doit être inscrit dans le budget et pourra être transféré par l’établissement du chercheur principal ou de la chercheuse principale directement à l’établissement collégial ou au collège auquel est affilié le CCTT dans le cas d’un chercheur ou d’une chercheuse de CCTT.

Montant SUPPLÉMENTAIRE pour les chercheurs et les chercheuses de collège québécois de statut 3 admissibles ayant une tâche d’enseignement

Pour chaque chercheur ou chercheuse de collèges québécois membre de l’équipe de recherche et ayant une tâche d’enseignement, un montant additionnel maximal de 16 000 $ sera versé directement à l’établissement collégial pour compenser la partie du salaire vouée au dégagement de la tâche d’enseignement.

6.2 Subvention pour l’achat d’équipement – FRQNT

Une subvention peut s’ajouter pour l’achat d’équipements scientifiques dont le coût unitaire d’un équipement se situe minimalement au-dessus de 7 000 $ et dont la somme des équipements ne dépasse pas 50 000 $ (toutes taxes incluses). Cette subvention d’équipement est accordée en fonction de la justification des besoins exprimés et selon les critères mentionnés ci-après. S’il y a lieu, la réutilisation d’équipement et l’achat d’équipement de seconde main sont encouragés. En raison des limites de l’enveloppe budgétaire, la subvention d’équipement n’est pas automatiquement offerte advenant un octroi.

La demande d’équipement doit être présentée la première année pour toute la période pour laquelle une subvention est demandée. Les crédits sont versés en totalité la première année et doivent être dépensés la première année de la subvention. Seul le chercheur ou la chercheuse principale peut se prévaloir de cette subvention. Les équipements acquis devront rester dans l’établissement gestionnaire.

Pour tout équipement dont le coût total est supérieur à 50 000 $, la contribution du FRQNT devient effective au moment où les chercheuses ou chercheurs principaux fournissent les pièces justificatives indiquant qu’ils ou elles ont obtenu le soutien financier complémentaire pour l’achat de l’équipement demandé. Les pièces justificatives doivent être transmises au FRQNT dans l’année suivant l’annonce de la subvention.

Les demandes d’équipement sont évaluées en fonction des critères suivants :

• La pertinence de l’équipement demandé pour la réalisation du projet de recherche;
• La disponibilité d’équipements semblables à l’université du chercheur ou de la chercheuse principale dans les établissements universitaires de la région;
• L’effet structurant, c’est-à-dire l’accessibilité à plusieurs utilisateurs ou utilisatrices, la contribution à la formation de chercheurs et de chercheuses, etc.;
• Le temps d’utilisation.

Congé de maternité pour les étudiantes du Québec

Une étudiante québécoise inscrite dans un établissement postsecondaire québécois et qui reçoit une bourse (non sous forme de salaire) à partir d’une subvention dans le cadre du présent programme peut bénéficier d’un congé de maternité payé par le FRQNT pour une période maximale de douze mois pour la naissance ou l’adoption d’un enfant. Pour être admissible, l’étudiante québécoise doit recevoir sa bourse à même la subvention du FRQNT depuis au moins 6 mois. De plus, elle ne peut détenir une bourse d’un autre organisme subventionnaire et ne peut bénéficier de prestations du régime québécois d’assurance parentale (RQAP).

Pour obtenir le congé de maternité payé de l’étudiante québécoise, cette dernière doit en faire la demande par courriel auprès de la personne responsable du programme au FRQNT et fournir une copie du certificat médical attestant de sa grossesse et, le moment venu, de l’acte de naissance ou d’adoption de l’enfant ainsi qu’une preuve de suspension d’inscription de l’établissement postsecondaire québécois. De plus, une copie du contrat de la bourse établie avec l’étudiante québécoise doit être transmise. Le congé de maternité peut débuter jusqu’à huit mois avant la naissance ou l’adoption de l’enfant. Le FRQNT transférera la bourse de congé de maternité à l’étudiante québécoise sur réception des documents requis.

Le congé de maternité est autorisé par le FRQNT à la condition que l’établissement postsecondaire permette le congé de maternité. Le chercheur ou la chercheuse principale de la subvention s’engage à reprendre la supervision de l’étudiante québécoise après son congé. Le FRQNT se réserve le droit de rejeter toute demande insuffisamment justifiée.

7. Durée et gestion de la subvention

7.1 Durée

La subvention est accordée pour une période de 3 ans. Les subventions (FRQNT et CRSNG) sont versées annuellement pour la période allant du 1er avril au 31 mars de chacune des années.

Le solde non dépensé à la fin de la subvention peut être reporté, uniquement pour une année additionnelle. Le chercheur principal ou la chercheuse principale, ainsi que son établissement gestionnaire, doivent justifier le report et s’assurer de sa faisabilité auprès de la personne responsable du programme du FRQNT.

Portion financière FRQNT. Toute somme non dépensée après cette année additionnelle doit être retournée au FRQNT. Le solde des octrois, les sommes non dépensés au terme des travaux et les trop- perçus sont décrits dans les RGC.

Portion financière CRSNG. Pour toute somme non dépensée à la fin de l’octroi, le CRSNG permettra que les fonds soient retenus par l’établissement gestionnaire selon certaines conditions définies par sa Division des finances et administration des octrois. Ces fonds seront transférés au Fonds général de recherche (FGR).

7.2 Gestion et suivi

Lettre d’octroi

• Chacune des lettres d’octroi énoncera les modalités de la subvention (CRSNG et RGC des FRQ) toutes conditions particulières, le cas échéant.

Acceptation de la subvention (FRQNT)

• Pour initier le premier versement de l’octroi, le chercheur principal ou la chercheuse principale doit accepter sa subvention FRQNT dans les 30 jours suivant la réception des résultats du concours, via le Portfolio électronique FRQnet dans la section « Gérer mon financement ».

Déclaration annuelle de mise à jour (FRQNT)

• Pour initier les 2^e et 3^e versements de l’octroi, la personne titulaire d’une subvention doit effectuer une déclaration en ligne de mise à jour de son dossier via le Portfolio électronique FRQnet. La déclaration doit être remplie, qu’il y ait ou non un changement à déclarer. Le versement de la subvention est conditionnel à cette étape.

Rapport financier annuel

• Portion financière FRQNT : l’établissement gestionnaire doit soumettre au plus tard en juin de chaque année un rapport financier annuel via le portfolio électronique.
• Portion financière CRSNG : l’établissement gestionnaire doit soumettre au plus tard le 30 juin de chaque année un rapport financier annuel au CRSNG ainsi qu’un état des dépenses final.

Rapports

• Un rapport de suivi devra être fourni au FRQNT 24 mois après le début du projet à l’adresse nova@frq.gouv.qc.ca;
• Un rapport final sera exigé auprès de la personne titulaire de l’octroi, au plus tard 15 mois après la date de fin de la subvention (hors année additionnelle s’il y a lieu). Ce rapport devra être acheminé au FRQNT en le complétant dans le portfolio FRQnet. Tout financement futur est conditionnel au dépôt de ce rapport final dans les délais prescrits et à la satisfaction du Fonds.

8. Annonce des résultats

L’attribution des subventions sera annoncée à la fin avril 2022. Les décisions des comités d’évaluation sont approuvées par le Conseil d’administration du FRQNT et transmises au chercheur principal et chercheuse principale ainsi qu’aux établissements gestionnaires. Toute décision du Conseil d’administration du FRQNT et du CRSNG est finale et sans appel.

Les octrois sont conditionnels à l’allocation des crédits par l’Assemblée nationale du Québec et aux décisions du Conseil d’administration du FRQNT. Les octrois peuvent être modifiés en tout temps sans préavis. Il est donc fortement recommandé de ne pas engager des sommes non annoncées officiellement.

Il est formellement interdit de communiquer avec les membres des comités d’évaluation thématiques et multidisciplinaires, ainsi qu’avec les conseillères et les conseillers scientifiques, pour connaître les résultats du concours. Toutes ces personnes ont signé une déclaration de confidentialité par laquelle elles se sont engagées à ne dévoiler aucun des renseignements auxquels elles ont eu accès dans le cadre de leur mandat. Elles sont également assujetties aux règles de confidentialité au moment des discussions.

9. Entrée en vigueur

Les présentes règles s’appliquent à l’exercice financier 2022-2023.

10. Personne à contacter pour ce programme

Catherine Dhont
Responsable de programmes
Programme NOVA
418 643-8560-poste 3460
nova@frq.gouv.qc.ca